《X万多字机关办会详细指导手册》

X万多字机关办会详细指导手册

机关办会详细指导手册

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第一个问题：弄清会议的基本概念

一、会议的内涵

我们讲承办会议，首先要明确什么是会议。

具体讲，会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决存在问题的一种行之有效的工作方法。

开好会有利于集思广益，有利于采取最优的方式做工作，有利于统一思想、协调一致、沟通信息和交流经验。

会议的规模有大有小，但都表现为解决问题、进行工作的一种手段，在现代政治、社会活动中，会议已成为一种经常性的活动方式。

会议，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。

会议的基本要素有以下几点：

（x）会议名称。（x）会议时间。（x）会议地点。（x）会议组织者。（x）与会人员。（x）会议议题和内容。（x）会议成果。

二、会议的作用

会议是社会政治生活中一种常见的活动形式，尽管各类会议的具体作用不尽相同，但作为处理和决定问题的方式方法，任何会议都是为了实现领导意图，达到一定目的而召开的。

会议的作用一般表现在以下几个方面：

第一，会议是实行集体领导的基本方法之一。

第二，会议是集思广益、交流信息的重要方式。

第三，会议是协调关系、解决矛盾的有效手段。

需要注意的是，会议是一种工作方法，但不是唯一的工作方法。

我们承认会议的重要性，但不能把它的作用无限夸大，更不能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山会海”的现象。

具体讲会议的作用有以下八个方面：

①科学决策的作用。②宣传动员的作用。③总结部署的作用。④检查督促的作用。⑤调查研究的作用。⑥交流沟通的作用。⑦指导推动的作用。⑧密切联系的作用。

三、会议的分类

会议可以按照多种形式进行划分。

x.按照规模划分，主要有三种。①小型会议（百人以内）；②中型会议（千人以内）；③大型会议（千人以上）。

x.按照会议性质和内容划分，主要有五类。①规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。

x.按照会议形式划分，可分为两种。①有会有议的，多数会议属这种类型；②会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

x.按照时间划分，可分为定期性会议和不定期会议，还可分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间没有特殊情况必须召开；不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议指两次以上会议；一次性会议指只需要开一次的会议。

x.按照会议阶段划分，可分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。

x.按照开会手段划分，可分为常规会议和电子会议。①常规会议是指传统的会议；②电子会议是指电视电话会议、视频会议、网络会议、卫星会议等。

我们政治机关经常组织的会议有以下几类：

（一）党团会议。包括党代表大会、党代表会议、党委全会、党委常委会、党委民主生活会、党支部大会、党支部委员会、党小组会；团代会、团委会、团支部大会、团支部委员会、团小组会等。

（二）行政会议。包括代表大会、首长办公会、主任办公会、部务会、处（科）务会、半年总结和年终总结表彰大会、誓师动员大会、教育部署（准备）会、抓基层协调会、经验交流会、形势分析会、公布任职命令和授衔、晋衔大会。政法委员会、安全委员会、纪律检查委员会、计划生育领导小组会、老干部工作领导小组会等等。

（三）其他会议。包括各类座谈会、各类现场会、各类纪念会、各类庆祝会、各类报告会、各类演讲会、各类茶话会、各类文艺晚会、各类电视电话会、新闻发布会等。

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第二个问题：会议的组织，即会务工作

一、会务工作的含义和特点

会议活动是有组织、有目的、有秩序的多人集体参加的活动，需要一定的组织安排才能顺利进行。

通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会务工作。

会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和，其根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务，使整个会议活动必可缺少的一部分，其质量好坏和效率高低直接影响会议是否达到预期目的。

会务工作的特点有六个：

x.政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性，会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会议的形式和会议的内容。所以，会务工作也要讲政治性。

x.服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件，做好各项服务工作，保证会议顺利进行，达到会议预期目的。

x.事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性，繁杂而琐碎然而，正是通过这些事务性工作，保证了会议按照预先的安排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，也可能影响整个会议活动的进程。

x.综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门，有时会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作，要能够从全局出发观察和思考问题，具有高度综合的能力。

x.保密性。无论国家机关还是各类组织，许多重要事情都要通过会议讨论后作出决定，所以会议的内容就不可避免的涉及到各种机密。因而，许多会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。

x.时间性。会议活动本身具有很强的时间性，作为与会者要遵守时间，按时参加会议，作为会务人员更应有高度的时间观念，绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好，或记录人员还未到等现象。

二、会务工作的内容

会务工作的内容视会议规模而定。

一般规模小、会期短的会议，会务工作的内容相对简单些；而规模大、会期长的会议，会务工作的内容就会非常复杂。

如果按照时间顺序划分，可以将其分为以下三个方面的工作：

第一，会议的组织协调工作。其中包括。安排会议的议程、日程和程序；确定会议名单、会议分组；会场的选择与布置；会议的报到、签到工作；会议的组织联络；等等。

第二，会议的文字材料工作。其中包括。制定会议通知、证件；撰写各种会议文件（如会议报告、会议须知、会议简报、会议纪要等）；会议的现场记录；会议文件的清退、立卷归档工作；等等。

第三，会议的后勤保障工作。其中包括。会议的食宿安排，会议的接站、接待工作；会议的财务管理；会议的交通、保健、娱乐工作；会议的保卫、保密工作；等等。

会务工作千头万绪，要做好会务工作，应遵循如下原则：

一是细致周密的原则。

要根据会议的内容、特点和领导要求，认真细致地做好各项会议准备工作，严密协调地组织好各项会议服务，使会议善始善终，达到预期目的和效果。当然，不同级别、种类的会议，会务工作的重点也不同。

例如。一个大型的露天集会，工作的重点应该是队伍的入场、散场的科学调度以及安全保卫工作；而一个报告会，重点是会场的选择，音响、投影仪等设备的调试，与报告人的沟通等。

二是综合协调的原则。

由于会务工作涉及许多方面，造成有些大型会议的工作人员很多，包括秘书人员、服务人员、保卫人员等。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得非常严密。

各类工作人员应定人定岗、各负其责，还要密切配合，防止工作脱节。会议组织人员要做好统筹管理，做好监督、检查和协调工作，及时发现问题、堵塞漏洞。

三是灵活机动的原则。

俗话说，计划赶不上变化。由于种种原因，会议中难免出现一些特殊、突然的情况，组织人员应能够及时、灵活地加以处理。

四是热情礼貌的原则。

从总体上说，会务工作属于服务性工作，组织人员应该待人热情礼貌，全心全意为领导和与会者服务，要不怕麻烦，耐心细致，热情周到，将自己良好的个人风貌、职业素养体现出来，给与会者留下美好的印象。

办会的具体工作，一般分为三个阶段：

x、会前准备阶段。在会前准备阶段，组织会议人员必须从宏观方面了解掌握个方面的情况，确定会议主题，明确会议目的；起草相关文件，组织发言文稿；确定与会者并发送通知；做好行政性事务的准备工作。具体来说包括以下九项工作：

（x）确定会议的名称和议题。

（x）确定会议的规模和规格，提出与会人员范围或人员名单。

（x）拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。

（x）做好会场的选择和布置工作，尤其注意仔细检查所需的音像设备。

（x）制发会议通知。若需要提前分发会议材料则将相关会议材料与通知一起发放给与会者。

（x）拟定会议的后勤保障方案，按与会人数准备好所需物品。

（x）准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品（如表彰大会的奖品等）。

（x）制定会议的经费预算。

（x）制定出会议的卫勤保障和保卫工作方案。组织大型集会还要做好安全预案。

x、会议召开阶段。主要有八项工作。

（x）会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况。

（x）搞好会议签到和材料分发。

（x）落实主席台领导人、发言人是否到齐。

（x）按预定方案组织与会人员就座。

（x）维持好会场秩序。会议开始前关闭会场大门，要求无关人员离场，强调会议期间注意事项。

（x）做好会议记录，写好会议简报。

（x）安排好会议照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念（合影时的座次和站位事先安排好）。

（x）按需要提前为与会者准备或预定返程车船票等。

此外，还要注意可能发生的突然情况，做好随机应变的准备。

x、会后收尾阶段。主要有六项工作。

（x）印发会议简报和快报。会议简报是用简练的文字及时向上级部门反映情况、向与会者通报情况的一种文件形式。会议快报是会议简报的进一步精炼。重要的大中型会议都要出简报或快报。

（x）印发会议纪要和会议决定事项通知。会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式，是传达贯彻党和国家的方针政策、指导工作、解决问题、交流经验等的重要工具。会议决定事项通知时将会议内容、决议等传达给有关单位的一种公文形式。党政军机关召开的工作会议一般均产生会议纪要，并须印发会议决定事项通知。有些专业性工作会议也产生纪要。

（x）按需要回收会议文件。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有秘密性，一些会议文件在会后应收回。须带回传达或使用的，由会议保密员登记签字后带回。

（x）会议文件立卷。会议文件立卷是指将处理完毕并具有查找保留价值的零散文件，依其内在联系，分门别类的形成卷宗。

（x）汇编会议文件。汇编会议文件一般可分两种。一种是档案资料工作需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件要全。另一种是供学习用的汇编，是将会议的正式报告、主要讲话等汇编，以供学习用。日常工作会议文件，可按一年或半年时间单位，将同一类型会议的文件、参考材料等按时间顺序汇编或分专题汇编。

（x）会议总结工作。为总结积累经验，一般大中型会议结束后都要作会议总结，作为今后开好同一类会议的借鉴。会议小结材料一并作为完善的卷宗归入档案。

三、会务工作的流程

（一）会务工作的一般流程包括：

①拟订会议内容——②提出会议方案——③呈报首长审批——④召开会务准备协调会——⑤下发会议通知——⑥进行会务准备——⑦组织会议召开——⑧整理会议资料——⑨下发会议文件——⑩收集材料归档。

（二）会务工作的详细流程包括：

x.文件准备：

①安排会议议题、议程、程序——②准备会议文件（主报告、领导讲话、发言/经验材料、主持词、会议须知/指南等，文件打印校对装订）——③制发会议通知（包括会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点等）——④收集确定名单（单位职务、军衔、姓名性别、民族、人数、往返车船、飞机时间、会议人员分组、按会议人头制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证）；

x.会场准备：

包括：会标徽记、坐席形状、座次安排、音响效果、录像摄影、照明通信、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生、安全警卫等；

x.后勤保障准备：

包括：文件装袋、房间分配、伙食标准（菜谱）、食品卫生、就餐桌次、用车安排、医疗保健、文娱活动等；

x.会间服务：

依次包括：签到接待、安排会场、分发文件、协助控制会议议程、记录录音、摄影照相、编写简报、会议宣传、会场采暖降温、端茶倒水、安全警卫、食宿和医疗保健、返程票务、文娱活动等；

x.会议善后：

包括。会议文件（登记）清退、送别与会人员、暂住人员安排、会议文件归档、印发会议纪要或会议文件、会议财务结算、会务工作总结等。

为方便大家理解，下面，举几个会务工作的个例流程。

例x：党委全会会务工作流程：

第一步：根据规定和党委首长意图确定会与主题和开会时间；

第二步：筹划会议拿出方案并起草会议呈批件；

第三步：召开会务筹备工作协调会；

第四步：下发会议通知；

第五步：以组织和纪检为主调研起草会议党委工作报告和纪委工作报告；

（八）怎样做好会议的善后工作。

在会议结束阶段，一般的组织工作主要有以下三项。x.形成可供传达的会议文件。x.处理有关会议的文件材料。x.为与会者提供方便。

最后，请大家记住三句话。一是要按首长的意图办会；二是要按规定按程序办会；三是要想全想细落实到位。