《人事管理制度(程序)》

人事管理制度(程序)

合同订立履行程序

一、与新劳动者订立劳动合同

1、审查劳动者主体资格

a、劳动者年龄审查——防止录用童工和虚假应聘、冒名顶替等。审查方式为要求劳动者提供身份证原件和复印件，对其进行核对无误后，要求劳动者在复印件上签名确认复印件与原件一致。注意的问题是用人单位不能扣押劳动者身份证原件。

b、劳动者学历、资格和经历等审查——防止提供虚假材料的劳动者应聘导致用人单位不能录用到需要的人才，同时在劳动合同中约定提供虚假材料的行为应认定为严重的违反用人单位制度，用人单位可单方面解除与劳动者劳动关系且不需要承担劳动合同法规定经济补偿和赔偿责任。

c、审查劳动者是否与其他用人单位存在劳动关系——防止与劳动者对其他用人单位承担连带赔偿责任和违反了劳动法的竞业限制导致的赔偿责任。审查方式：一般应要求劳动者提供其用人单位出具的劳动关系解除（终止）证明；失业的要求提供失业登记证等；应届大中专毕业生，应注意审核毕业证件真伪和毕业时间；对于其他情形的应注意审查相关材料，排除上述违法情况发生。

d、查验劳动者的身体健康状况——防止录用到有潜在疾病、残疾、职业病的劳动者，增加用人单位的经济负担和法律风险。审查方式为要求劳动者提供身体健康证明并查验或者在签订劳动合同或入职前要求劳动者体检。

2、告知

a、用人单位应设计告知书，告知书附件应包含劳动者工作手册、与劳动者应聘有关的工作内容、条件、地点、劳动报酬、职业病危害、安全生产状况及其他劳动者要了解的情况。

b、用人单位将设计好的告知书让劳动者本人签收，并将劳动者签收的告知书留存存档。要防止代签或冒名替签。

c、劳动者手册（员工手册）内容一般应包含。公司规章制度、薪酬制度、劳动者奖惩制度、安全生产制度等内容。

注。告知书（见后）。

3、劳动合同的签订

a、用人单位应将拟定好的劳动合同交给劳动者并做解读和解答，先由劳动者在劳动合同上签字，然后再有用人单位签字盖章——防止用人单位先盖章签署导致空白合同流失和劳动者单方修改劳动合同造成的风险。

b、签订时间。用人单位在实际用工之日起一个月内必须与劳动者签订合同——防止超过法律规定的一个月宽限期导致用人单位承担双倍工资经济负担。

c、劳动合同签订的年限根据劳动者及用人单位的具体情况拟定，以三年至九年为最佳，充分利用试用期的规定。

d、工作岗位工作地点应约定宽泛，劳动报酬设计合理，对需提供专项培训的劳动者，可以约定服务期，对高级管理人员、技术人员及负保密义务人员应约定保密协议及竞业限制协议。

4、办理入职手续

办理入职手续应在劳动合同签订后进行，入职手续包括入职登记、提交入职1

材料、办理报到等——将劳动合同签订时间与开始工作日区分，确定实际用工时间以符合《劳动合同法》第七条关于劳动关系建立的法律规定，避免用工在前而存在事实劳动关系或劳动者已开始工作，然后拒签劳动合同的法律风险。

5、发放劳动合同，建立职工名册

劳动合同应在办理入职手续完毕后将劳动合同交付劳动者并又劳动者签收——防止劳动者以未签收劳动合同向用人单位主张权利而导致的行政处罚责任和损害赔偿责任。

6、办理劳动合同鉴证与备案——法律没有做强制性要求，但对非全日制用工合同建议备案，因为在与劳动者仲裁纠纷中，证据作用明显。

7、对劳动者实行不定时工作制、综合计算工时工作制的，一定要按要求向劳动主管部门办理审批手续。

注：劳动合同入职登记表、劳动合同签收表（见后）

二、劳动合同续签

1、续签时间——应在原劳动合同届满前完成劳动合同续签，防止原劳动合同到期后存在事实劳动关系。

2、征求意见——用人单位应在合同届满前30日向劳动者征求意见，征求意见应采用书面形式。

注：续订劳动合同意向征询表（见后）

三、劳动合同的履行

1、全面履行——劳动者不得替代履行，用人单位不得强迫或变相强迫劳动者加班，按排加班应支付加班费，劳动者自愿加班不在此例，注意：加班事项规定在规章制度中，一定要有加班审批表。

2、劳动者岗位、工作地点等变更应协商一致变更。

注：相关格式文本（见后）

劳动合同解除程序

一、协商解除

a、签订书面解除协议——防止没有书面证据，导致承担劳动者主张用人单位违法解除劳动关系法律风险。

b、协议中明确解除合同的提出方

a、用人单位一方提出的，用人单位向劳动者应依法支付经济补偿金

b、劳动者一方提出的，用人单位无需支付经济补偿金

c、解除协议中明确解除劳动关系后的义务

a、终止工作、对外公示——防止劳动者以公司劳动者名义从事对外活动和

业务

b、工作交接

c、财务交接和返还

d、文件资料交接和返还

e、债务清偿——主要是指劳动者面向用人单位的债务如借款、赔款、罚款

等

d、制作交接清单，办理交接手续——由劳动者与用人单位共同签收，各执一份，防止日后产生纠纷没有证据。

e、出具解除劳动关系证明——由用人单位人事管理部门出具并加盖用人单位公章

f、在15日内位劳动者办理档案和社会保险关系转移手续——防止劳动者向用人单位主张权利，提出损害赔偿和劳动部门行政处罚。

a、档案可交付劳动者并由其签名签收或交付劳动者档案存放地

b、向劳动者社会保险关系所在地社会保险机构申请办理转移手续

注：员工辞职审批表、员工离职交接表（见后）

二、法定解除（主要指用人单位单方面法定解除）

1、即时性解除

劳动者有《劳动合同法》第三十九条之一的，用人单位无需提前通知劳动者可以解除劳动合同：

a、用人单位根据规章制度有权作出解除劳动合同决定

b、制作劳动合同解除通知——内容应包含用人单位解除劳动合同的依据

c、将劳动合同解除通知书送达劳动者并由其签收确认——解除劳动合同通知送达劳动者签收并签署回执方发生法律效力，防止劳动者以未收到劳动合同解除通知为由主张用人单位解除劳动合同的行为对其无效。

直接送达——应有劳动者本人签收确认

邮寄送达——应采用快递邮寄送达且必须在邮寄单中注明“关于解除****劳动合同的通知”——防止未标明邮件性质导致劳动者主张该邮件内容并非劳动合同解除通知书对其无效。

2、预告性解除

劳动者有《劳动合同法》第四十条之一的，用人单位提前通知可以解除劳动合同：

a、提前三十日通知或额外支付劳动者一个月工资——建议额外支付劳动者一个月工资的方式解除劳动合同，防止在一个月时间内劳动者作出对用人单位不利之举和承担劳动者在一个月之内有可能发生的工伤、疾病医疗等风险。

b、将解除劳动合同通知书提前三十日送达劳动者并由其签收确认或将额外一个月工资支付给劳动者

c、支付劳动者经济补偿金——要有书面协议或收条等

直接送达——由职工本人签收并签署回执——建议采用此方式，可靠有效，法律风险小。

邮寄送达——采取邮政快件方式，在职工不愿签收时使用，但应在在邮寄单中注明“关于****处罚觉决定的通知”——防止未标明邮件性质导致劳动者主张该邮件内容并非处罚决定通知书而对其无效。

注：公司处罚决定书（见后）