《社会组织人事档案管理制度》

社会组织人事档案管理制度

一、人事档案管理的基本要求

1、社会组织人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分支机构、直属部门的人事档案管理工作；

2、人事档案管理实行社会组织领导下的分级管理负责制；

3、人事档案管理必须严格确保材料保密。社会组织人力资源部负责社会组织各级干部的各级分支机构负责人、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作；

4、各分支机构人力资源部负责本机构部门以下人员的人事档案管理；

5、同级组织部门有权查阅本级人事档案；

6、各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部门交叉管理，其他人员不得代管。

二、确定两级档案管理制度

1、一级档案管理为本办法所指人事档案，是职工入社会组织随转的人事档案材料；

2、二级档案为职工入社会组织以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及职工基本情况复印件备查资料。

三、人事档案分类

第一类：履历材料；第二类：自传材料；

第三类：鉴定、考核、考察材料；第四类：学历和评聘材料；第五类：政治历史情况的审查材料；第六类：政治面貌材料；第七类：奖励材料；第八类：处分材料；

第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类。其他可供组织上参考的材料。

四、一般文档管理

1、人力资源部文件：

a.人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册；

b.人力资源工作中形成的台账、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档；

c.薪资福利类保密文件由薪酬福利部门自行建档保存。

2、社会组织内部文件：

包括发文、所属分支机构的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。

3、外部文件。包括国家和各级政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。

五、职工人事档案管理

1、人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内职工的人事档案；

2、人力资源部一般情况在职工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出“调函”，交职工或其委托人，在规定时间内将档案转入社会组织。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交职工本人退回原单位补齐或做出书面解释；

3、职工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“终止/解除劳动关系手续清单”上签字，确认无遗留问题；职工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的“档案材料转移单”、或“干部介绍信”、“调出人员工资转移单”及其它有关材料，转至调入单位；

4、人事档案管理，应严格执行国家和社会组织有关规定。查阅职工人事档案应经人力资源部长批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

六、职工管理档案的管理

1、“职工管理档案”是社会组织为每个员工建立的内容管理档案。包括该职工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案在于方便内部管理；

2、职工管理档案自职工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。职工终止/解除劳动关系时，应归进职工人事档案的材料归入人事档案，职工管理档案封存；

3、职工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理；

4、职工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部职工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关职工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容；

5、职工管理档案仅供社会组织内部使用。

第二篇：社会组织会计档案管理制度xxx单位会计档案管理制度

第一条

为加强会计档案管理，确保会计档案的安全、完整，使会计资料更好地为xxx的经济活动服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合xxx实际情况，制订本制度。

第二条

xxx理事会和xxx财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由xxx财务部负责，并指定专人负责保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。档案管理部门应当建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，是记录和反映xxx经济业务的重要史料和证据。具体分类：

一、会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证及附件。

二、会计账簿类。总账、明细账、日记账、固定资产卡１片、辅助账簿和其他会计账簿。

三、财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告，各类财务审计报告。

四、涉税类。纳税申报表、税务稽查文书、税务业务办理文书回执、其他涉税资料。

五、其他类。银行存款余额调节表、银行对账单、银企流水对账表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

第四条

每年形成的会计档案，由xxx财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

一、会计年度终了，将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。各类资料整理具体要求：

（一）会计凭证。

1、按月立卷。每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

2、分散装订。根据凭证号的顺序多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

3、装订封面的所有内容要填写齐全，包括。单位名称、２年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

1、会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

2、会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

3、活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

4、会计账簿的装订顺序。会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

5、装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

6、账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

7、装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

8、会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、明细分类账、辅助台账。

３

（三）会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

（四）电子会计档案。

1、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

2、按月备份。每月末将财务服务器自动储存数据分别备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，原则上是月度备份不少于两份。

3、按年刻录光盘。年终60日内，在光盘上刻录上年备份数据后统一归档保管。

4、单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

5、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部指定保管人保管一年（且出纳人员不得兼管会计档案）。期满30日内，由财务部指定保管人员编制移交清册，移交xxx行政部统一保管。

三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保４持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条

xxx财务部和分管档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经xxx理事长或法人指派人员（另设置）批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度并参照xxx《档案管理办法》办理审批手续。

二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六条

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照国家相关规定期限执行。

第七条

保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

一、xxx理事会会同xxx财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

５

二、xxx理事长或者负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，由理事长或负责人指派人员汇同档案管理部门和财务部共同派员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告xxx理事长或者负责人。

第八条

保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九条

使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应专柜保管。

第十条

xxx应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的部门，按规编制完会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完６毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十一条

预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第十二条

未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造成会计档案资料损毁、灭失，给xxx造成经济损失的，承担赔偿责任及相应法律责任。

第十三条

本办法由xxx财务部负责解释和修订，自xxx发布之日起实施。

７

第三篇：人事档案管理制度人事档案管理制度

一、公司管理的人事档案指公司内部人事档案。公司建立的人事档案包括以下内容：

1.履历表

2.身份证复印件，户口本复印件

3.学历证明复印件，职称证书复印件

4.外地户口提供所在单位当地暂住证

5.员工入职审批表

6.员工转正审批表

7.公司考核材料

8.公司对员工本人的奖励、处罚、任免情况材料

9.公司认为需存档的其它材料。

二、正式员工应将个人国家公职档案存入公司所立集体存档户。员工国家公职档案存入公司集体存档户时应提供以下资料：

1.行政关系介绍信

2.工资转移介绍信

3.履历表须填至调出之年月

4.鉴定材料

5.已婚，请提供婚姻证明

6.转正、定级审批表

7.职称审批表

8.干部录用表

9.招工审批表

10.外地户口提供单位所在地暂住证

三、档案管理方式

1.公司内部人事档案由公司人事部专人保管；

2.档案管理人员保证所建档案的完整、清洁，对所建档案及时编号，保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁，并不断研究和改进管理方法，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化；

3.档案管理人员要严守保密制度，不得向他人泄露档案内容；

4.查阅人事档案须经公司人事部负责人批准。

四、员工如有个人资料发生变更，包括其地址、婚姻状况、出生子女情况及银行帐户名称，应于5个工作日内以书面形式通知公司人事部进行变更。

五、凡需要公司开具的有关人事证明（工作证明、收入证明等），员工必须到公司人事部审批，报总经理核准后方可办理。公司有权决定是否出具证明。

吉林省和远科技有限公司年月日

第四篇：人事档案管理制度人事档案管理制度

一、干部人事档案收集

1、严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”（组通字[1996]14号）规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容。

2、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。

3、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

二、干部人事档案查（借）阅

1、查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。

2、干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。

3、外省市单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。

4、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

5、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地点查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意井严格履行登记手续方可借阅，限期（两周内）归还，逾期须办理续借手续。

6、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。

三、干部人事档案鉴别归档

1、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

3、干部人事档案材料的载体应是（19×26.5厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

4、对归档材料应逐份登记.并于一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。

四、干部人事档案转递

1、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。

2、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。