《人事档案管理制度》

人事档案管理制度

第一章、总则

第一条：

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为集团各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条。人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条。本制度适用于集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团人事组织管理中心对人事档案的管理职责就是——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；c、负责集团各中心、部门的员工人事档案管理工作；

d、负责对各子、分公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条。集团人事组织管理中心人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条。各子、分公司人力资源部门对人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按要求建立规范的人事档案管理；负责管理本分公司/子公司所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案内容

第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

1、履历材料（包括个人的简历资料）

2、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。

3、自传材料（包括面试申请表）；

4、鉴定、考核、考察材料；

5、学历和评聘专业技术职务材料；

6、奖励及处分材料；

7、培训记录及外训协议等材料；

8、劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；

9、保密协议；

第1页共4页

10、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条：集团所有人事档案都要按照统一的编号标准进行编号，编号规则如下：

1、集团档案以“集团”拼音缩写+分管中心缩写+省份/区域缩写+姓名缩写为规则进行编码；例：kbyt-yx-黔n-zs（****营销中心贵州南部区域张三）、kbyt-rs-ls（集团人事组织管理中心李四）

2、工厂人事档案以“工厂”拼音缩写作为前缀+部门缩写+姓名为规则进行编码；例：gc-cw-zs（工厂财务部张三）

3、****科技有限公司人事档案以“****”拼音缩写作为前缀+部门缩写+姓名为规则进行编码例：kby-rs-ls（****人事部李四）

4、由其他部门转入的员工档案，仍按照其原来的员工编号进行管理的，并分类存档管理。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条。日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。

人事档案管理人员必须及时将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

每年12月份收集员工聘任晋升审批材料，其他人事档案资料要按时进行收集、整理并及时归档。第十条：集团人事档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工相关信息，资料清单信息。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

⑴、《面试申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；

⑵、身份证（双面都印在同一页上，a4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；⑶、《录用通知单》（部门留存），必须要有薪资标准。

2、员工办理正式入职手续时

办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：⑴、签署好的《保密协议》；

第2页共4页⑵、《新员工入职培训确认表》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）；⑶、《培训评估表》。

3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，各级人事组织管理中心部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：

⑴、该员工的《转正申请表》；⑵、《转正自评表》、《转正考核表》；⑶、《试用期员工转正会签表》；⑷、《转正通知书》。

4、员工办理调动手续时

各级人事组织管理中心部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有：

⑴、《人事异动审批表》；⑵、《员工调动工作交接表》；⑶、《调动通知书》。

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：

⑴、该员工的书面离职申请书；

⑵、该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《保密协议》、《转正通知单》；⑶、《离职申批表》；⑷、《员工离职工作交接表》；⑸、《离职证明存根》。

6、员工受到奖励或处罚时，需要归档的资料必须第一时间（三天以内）归档。

第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

第十二条。在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章、人事档案的借阅与移交

第十三条。凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由借阅人分管中心负责人核实理由，经人事组织管理中心负责人签批后，方可借出，借出的档案必须在当天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

第3页共4页所有人事档案的借阅必须经集团人事组织管理中心负责人批准后方可借阅。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条。人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

第七章、其他规定

第十五条。凡是公司的员工（正式员工、试用员工）都必须建立人事档案。

第十六条。档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第十八条：集团人事组织管理中心定期或不定期地对各子、分公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其人事负责人处罚100—200元，其所属各子、分公司领导负连带责任，处罚50—200元。

第十九条。各子、分公司人事档案管理人员是定岗管理，凡涉及人事档案管理人员变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团人事组织管理中心，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子、分公司相关领导承担连带责任，处罚50—200元。

第二十条：本制度最终解释权归集团人事组织管理中心。第二十一条：本制度从下发之起实施。

第4页共4页

第二篇：人事档案管理制度人事档案管理制度

一、公司管理的人事档案指公司内部人事档案。公司建立的人事档案包括以下内容：

1.履历表

2.身份证复印件，户口本复印件

3.学历证明复印件，职称证书复印件

4.外地户口提供所在单位当地暂住证

5.员工入职审批表

6.员工转正审批表

7.公司考核材料

8.公司对员工本人的奖励、处罚、任免情况材料

9.公司认为需存档的其它材料。

二、正式员工应将个人国家公职档案存入公司所立集体存档户。员工国家公职档案存入公司集体存档户时应提供以下资料：

1.行政关系介绍信

2.工资转移介绍信

3.履历表须填至调出之年月

4.鉴定材料

5.已婚，请提供婚姻证明

6.转正、定级审批表

7.职称审批表

8.干部录用表

9.招工审批表

10.外地户口提供单位所在地暂住证

三、档案管理方式

1.公司内部人事档案由公司人事部专人保管；

2.档案管理人员保证所建档案的完整、清洁，对所建档案及时编号，保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁，并不断研究和改进管理方法，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化；

3.档案管理人员要严守保密制度，不得向他人泄露档案内容；

4.查阅人事档案须经公司人事部负责人批准。

四、员工如有个人资料发生变更，包括其地址、婚姻状况、出生子女情况及银行帐户名称，应于5个工作日内以书面形式通知公司人事部进行变更。

五、凡需要公司开具的有关人事证明（工作证明、收入证明等），员工必须到公司人事部审批，报总经理核准后方可办理。公司有权决定是否出具证明。

吉林省和远科技有限公司年月日

第三篇：人事档案管理制度人事档案管理制度

一、干部人事档案收集

1、严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”（组通字[1996]14号）规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容。

2、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。

3、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

二、干部人事档案查（借）阅

1、查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。

2、干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。

3、外省市单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。

4、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

5、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地点查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意井严格履行登记手续方可借阅，限期（两周内）归还，逾期须办理续借手续。

6、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。

三、干部人事档案鉴别归档

1、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

3、干部人事档案材料的载体应是（19×26.5厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

4、对归档材料应逐份登记.并于一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。

四、干部人事档案转递

1、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。

2、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。

3、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。

4、转递干部人事档案必须填写印制的《干部人事档案转递通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。

5、档案管理部门对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。

6、档案管理部门要主动与干部调配、任免单位（部门）配合，使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。

五、干部人事档案保管保密

1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条例》的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。

2、档案库房必须坚固，配制铁质档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。

3、对保管的干部人事档案应在干部人事档案名册上逐个进行登记。死亡人员档案分开保管。

4、严禁个人私自保存任何人的档案材料。

5、档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。

6、非档案管理人员不得进入档案库房。

7、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。

8、在工作中形成的废纸需粉碎处理。

六、送交档案材料归档

1、凡干部任免或接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规将干部人事档案正本（或副本）及时送交干部人事档案的主管（或协管）部门。

2、送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少、材料，凡是干部人事材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理有关手续。

3、送交的档案必须按规定经过整理，对不整理的，可退回原单位重新整理，限期报送。

4、干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登汜，并及时办理接收手续。

5、对送交的档案、档案材料，要按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

第四篇：人事档案管理制度公司人事档案管理制度

集团公司人事档案管理制度

第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

第二条集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

（一）原始档案。员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

（二）新建档案。员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

（三）电子档案。员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司引进的员工的档案由各分（子）公司人资科管理。

第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料：

（一）各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单（要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效）等材料。

（二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称（学位等）审批材料。

（三）工资调整审批表。

（四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

（五）考核、考勤或其它类材料。

（六）有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

（七）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

（八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

（九）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料。

（十）各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：

（一）各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

（二）参加各级人大或各类协会代表大会材料。

（三）业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

（四）出国审批表及在外期间鉴定材料。

（五）参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

（六）在原工作单位形成的有关档案材料。

（七）在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

（八）重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

（九）对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件：

（一）必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

（二）材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

（三）凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

（四）档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

（五）档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料：

（一）经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》（此指干部或重要人员档案）。

（二）接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

（三）凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料（物品）名称及份（件）数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

（四）对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

（五）销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

第六条人事档案的整理要求：

（一）应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

（二）应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

（三）人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

（四）材料增减时应进行重新整理。

（五）人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条人事档案的建立

（一）集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

（二）集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分（子）公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

（三）员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位）的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

二、坚持每季度对所保管的干部人事档案进行一次核对，及时发现解决问题。

三、每半年对收集、归档、转出的档案材料以及提供利用等方面的情况进行核对统计，注意从统计数据中发现和解决问题。

四、检查核对后，结合全年工作，写出年度工作小结，问题改进报告和下年工作计划。