《物资采购环节常见内控风险与应对措施》

物资采购环节常见内控风险与应对措施

物资采购环节内部控制分析

1.存在问题

（1）采购计划不恰当

物资采购过程中，企业物资采购人员未能制定合理、恰当的采购计划和方案，就会导致采购环节过于随意，出现盲目采购现象。部分物资采购人员，由于对“先利库后采购”原则认识不足，就会在物资采购过程中，造成企业物资库存超储问题，或者相应的物资采购量难以满足企业生产需求，进而占用企业现金流，提高了企业经营风险。

（2）管理者内部控制意识不足

国资委联合财政部所颁发的《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》《企业内部控制基本规范》等相关文件中，对内控规范体系的建设提出了明确的要求。但部分企业在生产经营过程中，相关管理者缺乏内部控制意识，未能充分认识到内控制度对企业发展的重要意义，因此在企业实际生产与发展中，难以有效执行内部控制制度，相应的内控制度形式化问题较为严重，缺乏正确的内控管理理念，使得企业物资采购环节难以进行全过程、全方位、全员化管理，采购人员的素质能力得不到有效提升，进而导致企业物资采购过程中存在一定的徇私舞弊现象，采购人员存在行为不端等问题，进一步提高了企业经营风险。

（3）供应商选择不合理

一部分企业在物资供应商选择过程中，往往缺乏一个准确、合理的选择标准，往往只检查供应商的营业执照和税务登记证，过于看重供应商是否能够提供企业生产所需的物资，对供应商的发展规模与经营情况不够重视，缺乏对供应商长期合作能力以及物流运输能力的了解，在物资供应商的选择中未能明确规定，缺少对供应商的资信评估分析工作，使得企业物资采购过程中，所选择的供应商往往是一些小规模厂家，相应的物资质量难以得到有效保障，且采购成本相对较高，不利于企业经营发展。

（4）物资采购招标不合规

企业在进行大宗物资采购过程中，往往要采取招标采购方式，部分企业会通过生产急需等借口，避开招标采购，采取议标采购方式。此外，有些企业为了获取相关利益，会以自由竞争为借口，在物资采购招标过程中，让资质不全的投标人借用其他企业资质或名义参与物资招投标，进而导致串标、围标等问题的发生，严重扰乱物资采购招标秩序，降低企业信誉，增加了企业经营风险，同时也会导致企业生产制造安全隐患问题的增加。

（5）物资验收管理制度不完善

由于企业在生产经营过程中需要使用大量的物资，且物资类型多种多样，因此企业物资验收管理工作难度也相对增加。企业经营管理中，对企业生产效率与经济收益的关注度更高，往往会忽视物资验收管理工作的重要性，相关物资验收管理制度不够完善，使得物资验收过程缺乏合理的验收标准，相应的验收管理较为松懈，验收监督不够严格，因此所采购物资质量常常出现不达标等问题，进而导致企业生产风险增加，相应的产品质量难以满足市场需求，严重影响企业的进一步发展。

（6）erp系统存在缺陷

erp系统是企业物资采购管理中不可或缺的管理系统，通过对物资采购和相关项目进行集成管理，能够有效提升物资采购管理水平。但在企业经营管理中，由于对物资管理工作不够重视，erp系统相关管理模块常常发生缺失问题，比如物资采购过程中，系统报表统计功能的缺失，就会导致统计数据的丢失或滞后等问题，进而对企业经营管理造成影响。此外，erp系统中相应的打印功能只能打印物资采购订单明细，不能打印标准的合同文本，存在不小的功能缺陷，进一步增加了企业物资采购工作的难度。

物资采购资金的支付需要按照规定流程进行，由采购人员递交资金支付申请文件，文件中应当包含已填制付款申请单，以及采购合同、验收单、发票、《合同履行与结算申请表》等凭证，采购部门主管进行审核，确认无误后提交财务部门，并由财务人员再次审核，确定验收单、发票及合同一致后，确定具体的付款方式，财务部门主管根据企业资金情况签署意见，分管经理、总经理对采购人员提交的付款申请单进行审批后，即完成整个付款流程。

（8）物资采购定期分析制度与财务管理

物资采购部门应当制定采购定期分析制度，定期汇总采购物资的价格、数量、质量情况，对市场供需、价格走势进行仔细分析，确认自身的采购费用及前期采购计划的准确性，以此来制定下一阶段的采购控制目标，有利于更好地控制物资采购成本。