《档案管理的安全性思考及措施》

档案管理的安全性思考及措施

【摘要】

21世纪以来，随着社会主义市场经济体制的确立，社会信息化程度不断加深，档案事业也处在飞速发展中。档案工作的目的，是为了提供材料为党和国家各项工作服务，为人民大众服务，充分发挥档案的作用。因此，在档案利用过程中，对档案管理的要求越来越高。其安全性也必然值得我们来思考与重视。【关键词】

信息化档案管理安全措施

近些年来，社会体制改革不断深入，档案工作对外活动变得更加的频繁，致使档案的数量与日俱增。一个中等机关，一年可以形成几百卷档案材料；一个大机关，每年可以形成上千卷材料。日月积累下去，如果全部都保存下来，将会给安全保管带来许多难以克服的困难。再加上新档案不断的形成，数量增长过快，使档案的内容变得越来越复杂。因此，在对档案的管理上，难度在逐渐加大，一系列安全问题也随之涌现。

一、加强档案管理工作安全的必然性档案是一种社会现象，它以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。从整体来说，档案是党和国家活动的原始记录，是宝贵的文化财富；具体来看，档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种方式的载体的历史记录。然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。

无论是针对工作中日益增多的形式内容，还是保管过程中不断损毁的档案，都存在着巨大的困难来确保其完整和价值。因此，档案管理工作的安全性问题迫在眉睫。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员的素质不高

1、专业能力、鉴别能力不足

档案管理是对信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现今，在各企事业单位中，一部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高，以其他部门转岗人员和兼职人员居多，精通档案管理并熟悉管理操作流程的人员严重缺乏。因此，在对档案信息的鉴定与识别方面存在很大的问题，有的档案价值大一些，有的小一些，甚至有一些档案价值具有潜在性，只有等待某一时机才能由潜在价值转化为现实价值。如果管理人员不能透过现象抓住本质，深入分析档案的隐含价值，那么极有可能导致一部分有价值的档案流失。

2、错误的思想认识在实际工作中，档案管理人员对于档案管理的重视度不够，不能有效适应信息时代档案的需求标准。在过去的档案工作中，曾经有过重政治、轻业务、重宏观、轻微观以及某些盲目现象，致使一些档案馆利用率很低，不能满足社会需求。其次，档案管理人员普遍待遇偏低、发展空间较窄，管理人员的工资福利没有与其专业贡献直接挂钩，这也导致其工作中凝聚力不强，协作力不够，对档案的安全性缺乏准确的认识。甚至在有些人看来，档案管理工作就是整理资料、看管资料库的杂活，既没有技术性，也不需要投入过多精力，只要不出错就够了。这种错误的意识严重影响着档案工作的进行。

（二）档案管理安全措施不完善

1、保密工作不完善

信息全球化程度还在不断加深，档案的种类、形式也越来越多。保存档案的目的是为社会主义事业服务，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用。档案是为了利用，如果只是所在保险柜里，长期禁锢起来不允许使用，那么档案就失去了意义。但是，档案不仅是可以供各项工作利用的重要材料，而且有一部分是属于党和国家以及各单位的机密。因此，保护重要机密又成为档案管理的重中之重。如果安全措施不尽完善，随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题，档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁，管理工作也会陷入空前严峻的状态。因此，保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。

2，网络计算机技术不成熟

20世纪计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息产生、处理、传输、存储的方式，并以这种改变推动了社会经济结构、生产方式以及人们生活方式和工作方式的彻底变革。在档案管理过程中，创建了很多数字信息档案，计算机运作的范围包括信息检索、自动编目、自动转档等。但随着网络技术的迅猛发展，计算机管理系统的安全性问题也逐渐显露。首先，是网络数据传输过程中的安全问题。由于电子文档使用互联网传输数据，再加上网络对公众开放，如果有不法分子企图通过非法手段窃取资料、篡改或者伪造数据，那么损失是不可估量的。其次，由于计算机系统的不完善，一系列安全隐患层出不穷，计算机系统遭非法访问、黑客入侵、恶意病毒攻击以及内部用户非法授权行为，这都在一定程度上严重影响着电子档案的管理水平。

（三）资金不足，保管设备落后

在档案管理工作中，先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可。但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备。一方面是由于对档案管理的安全意识不够，没有认识到其重要性。另一方面是由于档案作为历史记录历来不受关注与重视。目前在档案管理工作当中有着许多亟待解决的问题。由于自然和社会的各种原因，档案一直处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受到突发性的破坏。比如纸张老化、字迹模糊褪色，有相当数量的档案纸张变黄发脆，有的已成粉片，到了不能再用的程度；档案虫害也十分猖獗，不仅在档案较集中的档案管，而且现行机关档案生虫处也不少；档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比较落后。

三、提高档案管理的安全性措施

（一）增强档案工作者的工作水平1.培养档案人员的工作能力

新时期，档案工作和档案功能的发挥最终都落实在高素质的档案人员这个重要因素上。人是管理活动中最积极、最活跃的因素，人才是编研成功与可持续发展的关键。这就要求档案工作在抓专业知识业务的同时要重点提高自身能力，建立一批高效的档案管理队伍。首先，要引进和培养信息技术和研发型人才，利用各种方式对档案管理人员进行高效的培训工作，提高档案人员的学历水平和知识结构。第二，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。一个档案工作者应有较高的文化素质，较强的研究能力，才能对素材正确理解，综合分析，系统整理，做出准确的价值鉴定，生产出精品。第三，档案人员要不断拓宽视野、丰富知识。在社会生活和经济处于快速发展时期，对档案的业务管理与服务等各项工作提出了新的发展和挑战。因此档案人员要努力学习，拓宽视野，了解所涉及领域的现状及发展动态。运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。最后，在对档案人员的招聘方面，必须充分了解应聘者的计算机水平和档案管理的基础知识，要求档案管理人员具备很强的专业档案管理能力，能做到精确分析归类，注重电子档案的接收、保管等方法的学习，从而在根本上提高工作人员的工作水平。

2、改变档案人员的思想认识

有效推动档案事业的发展，必须从根本上提高和改变档案工作者专业能力、知识素养，改变错误的思想认识，充分认识到档案管理的重要性和必要性。通过这样的方式，才能做好管理工作，使档案信息更好的为人所利用，创造出更大的价值。因此，档案管理工作人员必须熟悉档案，了解和研究利用者的需要，进行有效的宣传，根据现实状况制定可行的建设计划，强化服务意识，提高服务水平。在工作中要树立服务观念，明确服务方向，端正服务态度，改变传统“看摊守点”和“等客上门”的思想。适应新形势，敢于向传统观念提出挑战，善于提出新办法、新思虑，解决新问题。勇于打破传统的管理模式，在档案业务上有所创新和突破。

（二）改善档案管理的方法1，加强档案保密工作

保管档案机密是工作人员的工作基础，无论是档案管理人员还是档案利用者，必须依照相应的规章制度，在工作范围内对档案内容进行维护。如无权限人员不得进入档案库房、档案查阅不得在库房内进行、档案工作人员进行人事调动必须办理相应的交接手续、档案资料不得随意带出、未经许可或工作要求不允许私下复制档案材料、不允许对其他人员泄露档案内容等。

每个档案工作者必须严守党和国家机密，同一切失密、泄密现象作坚决的斗争。在保密的前提下提供利用，在什么情况下提供利用，给谁提供利用，以什么方式提供利用，在什么情况下需要保密，范围多大，什么情况下需要解密等，都要服从党和国家的利益。凡是档案提供利用有利于改革开放、促进安定团结和社会主义现代化建设就积极大胆的提供利用，反之则应注意保密。在具体处理提供利用与保密的关系时，要深入审查档案内容，根据时间的推移、地点和条件的变化、调整档案的密级，逐步扩大利用范围，减少繁琐的批准手续，方便利用者。

2、增强计算机网络技术当今世界信息爆炸式增长，随着科学技术的进步，计算机网络技术在档案管理中广泛应用。对于在计算机网络方面，各单位、组织机构内部应该构建涵盖制度、管理、人员、技术在内的计算机信息维护体系。

第一，使用较为安全的计算机操作系统和数据库系统。在计算机使用过程中可以发现，要想获得技术性较高、可靠的安全系统，不仅仅需要计算机系统的安全性，同时还需要不断升级和完善计算机的应用程序，进行必要的安全升级设置，及时消除计算机系统中的安全隐患。

第二，采取加密技术。应用加密的技术是目前一种最为普遍的验证方式。加密的目的是让非法用户无法读懂信息，其原理就是在参数的指示和控制下，通过加密算法将原本可读懂的明文数据转化为伪随机的乱码密文。合法用户若要读懂数据，则需要在密匙的指示和控制下，通过算法将一转化的密文再次还原成明文，才能获得阅读，这个过程叫做解密。

第三，安装防火墙和入侵防御系统。（*）防火墙是一种逻辑装置，通常处于机构内网与外网之间，通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，限制来自外网的用户访问外界的权限，对外部网络屏蔽有关被保护网络的信息、结构，从而实现对网络的安全保护。另外，还需要在存储档案资源的局域网网关部位安装具有防御功能的系统。这种系统的应用往往能够发现和阻止来自外部的非法入侵或者内部用户非法授权行为活动。作为防火墙装置的一个有效补充，入侵防御系统不仅能够有效保护内网安全，还可以作为收集黑客入侵的客观证据。

实践证明，一个网络化信息系统要完全避免越权操作是很困难的，但要做好防御工作并采取补救措施减少损失却是可以做到的。

（三）加大资金的投入量，优化设备

我国的现代化建设蓬勃发展，组织单位要求档案室提供大量、系统、广泛的档案信息。但是目前档案馆藏内容单一，数量不多，种类不尽齐全，时间跨度短，难以适应新形势的要求。造成馆藏不丰富的原因，主要是因为长期以来对于档案管理缺乏正确的认识，致使一些档案馆单纯注意为政治斗争服务，忽视了经济建设、科学研究及其他各项工作领域。

为了更好地保证档案工作的进行，就必须改变现在的管理局面，确保经费的投入。社会需要长远利用档案，要求尽可能延长档案的寿命。为了解决档案的不断损毁和长远利用要求的矛盾，就需要采取各种保护措施，防止档案遭受损失，保证档案的完整与安全，从而把档案的损坏率降低和控制在最小的范围内。具体措施如下：

第一，确保经费的投入。各单位组织应该在充分认识到档案管理的重要性后，加大对档案工作的投入力度。要保障档案人员的权益，适当提高档案人员的工资及待遇，特别要对高层次专业人才予以重视，避免人才流失。

第二，强化硬件设施。科学的管理离不开良好的硬件条件，但总的来说，档案工作应做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。根据载体材料来划分，档案的形式有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等。保管技术有很多，比如，通常所说的“八防”，即防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光，这些问题解决了，就可以有效的防止档案文件的损坏。其次在于档案保管的基本物质条件，比如，档案库房和储存条件。首先，档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因此，建筑应遵循适用、经济、美观的原则。要有足够的面积、开间大小适当、屋顶要绝对防止雨雪渗漏，具有良好的隔热性能、库房墙壁应坚固耐久，具有防潮、防潮的性能、地面应防水、库房门应紧密、牢固、防火，窗户应该防强风、防风沙等。据研究结果表明，库房最为适宜的温度应在14℃-20℃之间；相对湿度应在50%-65%之间。其次，对于档案装具要便于调阅、取拿方便、整齐划

一、合乎规范。档案保管的设备也要一应俱全，如去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，装订机、复印机，微缩拍照设备及微缩品阅读复制设备，通信及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。最后，特别注意的是对于电子档案的保管，具体要求控制适宜的温湿度，应在温度15℃-27℃、相对湿度40%-60%的范围内；防止灰尘；防止外来磁场，确定磁性载体的记录不受磁场的破坏；防止机械震动；防止光线和有害气体的影响；加强日常管理维护工作等。

四，结语

档案管理是一项内容十分冗杂、繁琐且难度系数较大的工作。因此，只有认真做好各方面工作，建立健全档案管理制度，规范专门档案的管理，让档案工作有章可循，才能更好的为社会服务，真正成为科学研究和各方面利用档案史料的中心，担负起维护历史真实面貌的重任，在社会主义现代化建设中，发挥出巨大的作用。

第二篇：电力系统的安全性及防治措施电力系统的安全性及防治措施

随着社会经济的发展，科学技术的进步及人民生活水平的不断提高，人们对电力的需求和依赖性越来越大，对安全稳定供电的要求越来越强。然而，由于受到电力系统自身原因和外部干扰的影响，电网事故时有发生，这不但使电力经营企业的经济效益受到损失，而且对电力用户和整个社会都将造成严重的影响。自20世纪60年代以来，世界各国均发生过因电力系统稳定破坏而导致的大面积停电事故。1996年7~8月美国西部接连2次大停电事故，美国总统认为停电事故已“危及国家安全”。2003年下半年在北美和加拿大、英国伦敦、瑞典-丹麦、意大利都先后发生过大面积停电事故，震惊世界。特别是，2003年8月14日美加大停电波及5000万人口的供电范围，造成重大经济损失，是美国历史上最严重的停电事故。

在我国，近20年来，各大电网发生的大停电事故有100余起。在西电东送，南北互联的条件下，我国将形成全国联网的巨型电力系统，如果出现电力系统重大事故，其规模和造成的损失有可能大幅度增加。因此，保证大规模互联电力系统的安全、稳定和经济运行是一个重大而迫切的问题，必须作为一个重大战略问题来解决。

2电力系统的安全性问题

2.1现代电力系统的安全性问题

电力系统的安全性是指系统在发生故障情况下，系统能保持稳定运行和正常供电的风险程度。传统的电力系统安全性主要是在发生故障情况下，研究电力系统本身的动态特性，包括系统的功角稳定性、电压稳定性、频率稳定性、系统解列、热过载等。这类研究一般是针对单一故障的，而大面积停电事故则通常是连锁事件的复杂序列。

随着现代通讯技术和信息技术的发展，为了保障大电网的安全和经济运行，各种信息系统，如调度自动化（scada/ems）、配电网自动化系统（da）和变电站综合自动化系统（sa），电力市场技术支持系统等在电力系统领域里得到了广泛应用。图1给出了现代电力系统的整体构架，电力系统与信息系统、通信系统已经融合成为高度集成的混杂系统，电力系统的监测和控制越来越依赖于信息系统和通信系统的可靠运行。信息系统中的计算机系统是核心，计算机系统的维护不当是8.14美加大停电的基本原因之一。一个关键通信系统发生故障会使整个系统陷于瘫痪，进而失去可控性和可观测性。因此，必须把电力系统安全性的概念加以拓展。

最近一些研究人员提出了电力系统脆弱性（vulnerability）的概念，作为电力系统动态安全评估的一种新的框架。脆弱性一词经常出现在环境、生态、计算机网络等领域的有关文献中，用来描述相关系统及其组成要素易于受到影响和破坏，并缺乏抗拒干扰、恢复初始状态（自身结构和功能）的能力。它们在不同的学科中有不同的含义。对于电力系统脆弱性，可定义为：电力系统因人为干预、信息、计算机（软、硬件）、通信、电力系统元件和保护控制系统等因素，而潜伏着大面积停电的灾难性事故的危险状态。系统脆弱性与系统安全性的水平和在系统参数变化时系统安全性水平的变化趋势这两类信息密切相关。在这个概念中，人们对它们设定一个可被接受的基准值，当系统安全现状被评估后，系统安全性水平和它的变化趋势也就被确定下来。系统是否脆弱取决于它们是否高于或低于设定的基准值。

2.2电力系统安全性问题的影响因素

影响电力系统安全性的因素很多，对于组成现代电力系统的基础设施而言，可分为内部因素和外部因素。

（1）内部因素：

1）电力系统主要元件故障：发电机、变压器、输电线故障；

2）控制和保护系统故障：保护继电器的隐性故障、断路器误动作、控制故障或误操作等；

3）计算机软、硬件系统故障；

4）信息、通信系统故障：与ems系统失去通信、不能进行自动控制和保护、信息系统的故障（造成信息的缺损或者得到的信息不可靠）或拥塞、外部侵入信息/通信系统（如黑客的入侵）；

5）电力市场竞争环境的因素：电力市场中各参与者间的竞争与不协调、在更换旧的控制和保护系统或发电装置上缺少主动性；

6）电力系统不稳定。静态/暂态/电压/振荡/频率不稳定等。

（2）外部因素：

1）自然灾害和气候因素：地震、冰雹、雷雨、风暴、洪水、热浪、森林火灾等；

2）人为因素。操作人员误操作，控制和保护系统设置错误、蓄意破坏（包括战争或恐怖活动）等。

3电力系统安全性的防治措施

3.1加强电网建设，降低事故概率

电力工业是需要长期和超前投资的工业，大的发电厂的建设要5~10年，寿命约为30年。所以，要求厂（发电厂）网（电网）协调、统一规划、超前建设、合理结构，以保证电力系统的安全运行。特别要加强电网建设（加强远距离输电网、受端电网和二次系统）以提高电网安全可靠性，降低事故概率，减少停电损失。

在2003年8月14日发生的美加大停电事故中美国官方提出电力供应网的“古老和陈旧”，也就是设备的老化问题，是电力系统发生故障的严重隐患。据统计，在发达国家中，发电设备的寿命在30年以上的自1990年的12增加到2000年的31，预计到2010年将达到50。同样地，在输电和配电领域，很大一部分的基础设施的寿命已接近70年。另一方面，很多几十年前设计的设备已不适应先进的数字化技术。所以，电力设备老化问题是发达国家普遍存在的问题。更换老化了的设备需要新的大规模投资。但是，电力工业市场化后，市场参与者关心的是今天和明天的利益，而不是20年以至30年的利益。在过去的十年中，由于竞争的压力、市场的不完备和管制的不确定性，在一些进行电力工业改革的国家中的投资已保持在一个较低的水平，以美国和瑞典为例，发电的高峰备用已由1990年的20降到2000年的10。所以，对于电力系统的建设要有全面规划，要建立一定的监管制度和投资激励机制，使电力工业的发展能满足电力系统运行安全性的要求。

3.2加强电力系统监控和管理

电力系统的互联使得在广阔的地域内进行资源的优化配置，互通有无，相互支援成为可能。但是，在紧密相连的互联电力系统中，一个局部故障能迅速向全系统传播，会导致大面积停电。所以，在事故处理上，要求反应迅速，高效统一。以美国为例，从1996年美国西部两次大停电和2003年8月14日大停电事故的情况来看，美国的电力系统监控和管理方面有很多值得改进的地方。在美国有3000多家电力公司在广袤的北美大地上各自经营着总容量约900gw的电力工业，虽然3000多家电力公司的电网是互联的，形成北美庞大的电力系统，但它们的调度和管理则是各自为政的，也没有一个监控全国或一个大区域互联电力系统的组织和机构来统一负责和协调全系统的安全运行和事故后的故障处理。在一个互联电力系统的某一部分出现故障后，互联的电力系统的其他部分在故障波及以前往往还不知道事故的发生。所以，在一个互联的电力系统中，统一电网管理，统一电网调度，建立完善的安全运行制度是保证电力系统安全可靠运行的重要条件。要通过定期的培训来不断提高调度和运行人员的素质，特别是应对突发事件的能力。美国grid2030研究计划的研发项目中，建议2010年建成国家电网控制中心，强调输配电电网和通信信息网的结合。

第三篇：施工档案及记录管理措施目录

第一章编制的依据

第一节编制原则第二节编制依据第二章工程概况

第一节工程概况第二节施工现场条件第三章施工总平面布置图及说明

第一节施工总平面图说明第二节施工总平面图第四章施工准备

第一节施工现场准备第二节施工技术准备第五章施工布署及资源配备计划

第一节部署原则第二节工程管理机构第三节现场管理

第四节项目部施工管理人员岗位责任制第五节主要施工机械设备第六节劳动力组织计划第七节节约计划

第六章施工方案与技术措施

第一节施工测量第二节幕墙工程

第三节雨棚、栏杆安装工程第四节天棚工程第五节门窗工程第七章工程进度计划与措施

第一节施工进度计划第二节主要材料供应计划第八章交通组织与安全

第一节安全目标

第二节安全保证体系及措施第三节应急方案第九章有关技术保证措施

第一节工程质量保证措施第二节施工技术管理保证措施第三节安全生产管理保证措施第四节文明施工管理保证措施第五节施工工期保证措施

第六节职业健康安全管理和环境保护措施第七节施工各专业配合协调保证措施

第十章不合格品的控制措施

第一节职责第二节控制程序

第三节严格对不合格品的评审第四节对不合格品的处置与验证第十一章安全管理体系与措施

第一节安全生产组织措施第二节安全生产管理制度第三节安全生产技术措施第四节安全事故应急预防方案第五节施工安全保证措施第六节安全措施第七节岗位安全责任第八节人员基本素质

第九节职业健康与卫生防疫管理第十节安全培训与授权管理制度第十一节施工临建安全管理第十二节施工能源控制第十三节施工火源控制

第十四节施工作业材料和施工机械、机具安全管理第十五节现场作业基本安全条件

第十二章质量管理体系与措施

第一节质量保证体系的建立第二节质量目标第三节工程质量保证措施第四节原材料质量控制第五节工序质量控制第六节加强技术管理工作第十三章环境保护管理体系措施

第一节环境管理体系第二节环境保护措施

第三节减少扰民噪音、降低环境污染技术措施第十四章其他应说明的事项

第一节正确处理社会环境的措施第二节降低造价、提高工效、合理化建议第三节地上、地下管线的保护措施第十五章民工工资保证措施

第一节民工工资保障目标第二节民工工资管理措施

第三节分析民工工资拖欠问题的现状及原因第四节民工工资拖欠带来的影响第五节农民工工资支付管理制度

第六节工资支付第十六章工程成本控制措施

第一节材料费的控制第二节人工费的控制第三节机械费的控制第十七章施工应急预案

第一节大风险的辨识及监测第二节大事故、事件发生应急措施第三节应急预案第十八章档案及记录管理

第一节目的第二节范围

第三节档案室工作职责第四节程序第五节档案接收第六节档案整理第七节档案保管第八节档案工作保密第九节安全记录管理第十节档案鉴定销毁第十一节档案工作奖惩

第十九章季节性施工技术措施

第一节施工技术措施第二节雨天施工技术措施第三节夏季施工的卫生保健第四节冬季施工安全保证措施第五节夜间施工措施

第二十章文明施工、文物保护保证体系及保证措施

第一节文明施工组织机构第二节文明施工措施第三节环境卫生管理第四节工程防护措施第二十章工程回访与保修制度

第一节工程回访第二节工程保修措施

附表一：拟投入本标段的主要施工设备表附表二：拟配备本标段的试验和检测仪器设备表附表三：劳动力计划表

附表四：计划开、竣工日期和施工进度横道图附表五：施工总平面图附表六：临时用地表

档案及记录管理

第一节目的

1、为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

2、对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

第二节范围

1、包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

2、包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

第三节档案室工作职责

1、档案室的工作职责

（1）对本工程及各部门的档案工作实行统筹规划、组织协调，负责全面领导。

（2）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策。

（3）主持制定本工程档案工作制度，并检查督促档案室制订工作计划，促进工作总结。

（4）组织制定本工程档案工作制度，并检查督促制度的贯彻执行。（5）按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，负责落实档案室，解决档案设备和必要的档案经费，配备适应工作的档案人员。

（6）负责过期档案材料销毁的审批工作。

（7）负责组织对档案人员履行档案工作职责的情况考核，根据考核结果进行奖惩。

2、档案管理员工作职责

（1）认真贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策及本工程的档案工作制度。

（2）制订本工程档案工作计划、措施、制度，开展档案工作调查研究，解决工作中的问题，认真钻研档案专业知识和理论，积极写学术文章。

（3）形成的档案，进行科学的整理和保管。

（4）按上级有关规定进行档案鉴定工作，对已超过保管期限的档案，提出存毁意见，并做好登记造册销毁工作。

（5）案检索工具和参考资料，积极开展利用工作，热情为各方面服务。（6）检查、指导厂各部门开展档案工作，帮助他们解决工作中的困难和存在的问题，组织开展档案业务培训，不断提高档案干部业务素质。

（7）按照《机关档案工作条例》的规定，定期向档案馆移交档案。（8）采取各种形式开发档案星系资源。积极为机关、社会提供优质服务。（9）工作调离时，办理好档案、资料的移交手续。（10）接受自身履行档案工作职责情况考核。

（11）完成上级领导交给的其他任务。第四节程序

1、确定文件种类

（1）为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

（2）外来文件。外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

2、综合管理体系文件（1）方针、目标和指标；

（2）实现方针、目标和指标的策划；

（3）控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

2、资料和记录

（1）相关的资料包括但不限于：1）各类分析/评价/统计数据；

2）特种设备及其附表的安全技术监察（检测）资料；

3）建设（工程）项目可行性研究报告、hse预评价报告、设计方案和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

4）各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；5）专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

6）化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；

7）危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）

8）设施的设计、运行技术资料；9）供应商和承包商档案；10）作业许可证等；11）其他资料。

（2）提出文件的编制和修改需求

1）所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

[3]陈铭.关于信息化技术对人事档案管理影响的探究[j].科技传播，2015（12）：42-43。

作者简介

邓明明（1976-），女，汉族，湖南省邵阳市人，本科学历，助理工程师，从事人事档案工作。