《20161011档案管理办法(修改)》

20161011档案管理办法(修改)

档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为了加强公司档案的管理工作，充分发挥档案在基础设施建设项目管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档规范gbt50328-2014》，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。

第三条公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有；不得以任何借口拒绝归档。

第二章部门档案职责

第四条各相关部门档案职责范围：

一、办公室档案室负责制定与档案有关的各项规章制度；负责档案的接收、整理、保管、提供利用等工作；负责按要求向长沙城建档案馆移交各项目的业主档案；迎接上级单位和部门检查；督促检查施工、监理资料的收集、编制情况，指导施工、监

1理档案的移交归档；负责声像拍摄的对接工作，督促声像档案委托单位按要求向长沙市城建档案馆移交相关声像档案。

各项目负责人应至少提前一天通知声像档案负责人进行声像档案的拍摄，清单如下：

1、开工拆迁前原址原貌；

2、工程立项、方案设计等前期活动（含工可评审会、初步设计评审会等）；

3、其他重要的声像拍摄事宜。

二、工程部负责从项目前期咨询、勘察、设计及开工前准备工作到（施工许可证）项目验收和移交之间所有资料的办理并向档案室移交；负责施工过程中配合督促检查施工、监理资料的编制、收集、整理；负责收集、移交本部门所有对外签订协议、合同及其他相关资料；合同责任人应在合同中对工程文件的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求，并在合同签订之前就套数、电子文件是否纳入成果范围等问题与档案室负责人商议确定；各项目负责人应至少提前一天通知关于声像档案的拍摄，清单如下：

1、拆迁后面貌；

2、重要的招商、签约仪式；

3、第一次工地例会；

4、工程奠基、开工仪式；

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5、初步设计审查会、设计交底会议、总体施工组织设计评审会、较大及重大设计变更会议；

6、施工中采用的新技术、新材料和新设备；

7、工程中重要的试验、检测、隐蔽工程验收、重大工序节点等重要工序；

8、绿化、亮化、交通设施等；

9、工程中重要会议、重大事宜；

10、工程重大事故；

11、党和国家、省市领导视察工程活动；

12、竣工验收会（竣工预验收会）、竣工后工程面貌；

13、其他重要的声像拍摄事宜。

其中设计交底会议、竣工预验收会、竣工验收会需要邀请长沙市城建档案馆参加。

三、开发部负责公司土地及经营性资产资源的资料收集和移交工作；负责公司土地招商及出让、房地产项目资料的收集、移交工作；负责收集、移交火车北站片区棚改项目的立项、征收及片区道路征收的资料；负责办理用地规划蓝线、调查红线、国土红线、工程规划许可证（副本）之间所有前期资料及其他相关资料并向档案室移交；

四、拆迁部负责拆迁资料的收集、整理及向档案室移交工作。

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五、办公室负责上级及本公司文件材料的收集、归档，办公室资料由办公室专人负责收集、整理、除近两年资料存在办公室备查，其他按年份和内容整理归档后移交档案室。

六、财务部负责财务文件的收集、自行归档；在办理需要移交资料及电子文件的单项合同最后一次支付前和施工、监理单位结算付款前，需一同严格把关，看到档案室已签字确认资料及电子光盘已完整移交方可同意付款。

七、其他无需向办公室档案室移交资料的部门应根据实际情况自行收集、整理、归档。

第五条各部门及项目部委派一名兼职资料员，负责相关资料的收集、整理、移交工作。资料移交至档案室时，移交人应填写《移交文件资料登记表》，接收人应签字。

第三章资料归档

第六条归档内容：

一、工程部需办理、移交资料清单：

（一）建设项目前期文件

1、立项批复或项目核准批复；

2、可行性研究报告、可研评估报告及电子光盘、批复；

3、项目申请报告文本及电子光盘（省级审批权限的需要）；

4、现状地形测量、管线测量、中线测量、纵横断面测量、

4控制点测量、基础调查资料等测量成果资料及电子光盘；

5、专项评估报告及电子光盘、批复，如水土保持方案、环境评价报告、节能报告（备案表）、地震评估报告、未压覆矿产证明、防洪评价报告、防洪补救措施设计报告、通航论证、地灾危险性评估报告及批复、人防、消防等，因各项目专项评估类别有差异，负责人员应根据项目具体情况办理及移交；

6、有关的会议纪要、领导批示；

7、岩土工程、水文地质勘察设计报告；

8、初步设计图纸及批复、概算报告及电子光盘；

9、初步设计咨询报告及电子光盘；

10、初步设计审查会议纪要，初步设计专家评审意见；

11、每一页加盖施工图审查章和设计单位章的施工图纸及电子光盘；

12、施工图审查备案表、施工图审查报告3份原件（质监站备案1份、档案馆归档1份、我司留存1份）；

13、勘察、咨询、设计等工程部负责签订的合同、协议；

14、其他设计相关资料。

（二）建设施工文件

1、施工、监理备案合同及备案表；

2、施工许可证（正本）；

3、设计变更图纸、变更令、现场签证及往来文件；

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4、竣工测量成果及电子光盘；

6、工程规划许可证（正本）；

7、竣工验收合格证；

8、施工监控报告、施工监控试验报告、施工监控实施方案及电子光盘；

9、竣工环保验收意见批复及电子光盘；

10、突发环境事件应急预案备案登记表、成果、电子光盘；

11、法定代表人授权委托书；

12、业主、施工、监理、勘察、设计单位的五方责任主体终身责任制承诺书（请各项目负责人下发至各单位备案前存2份至档案室）；

13、技术交底会议纪要（需业主、施工、监理、设计、勘察五方签字盖章，可委托监理单位负责，并向档案室移交）；

14、建设工程开工报告电子版；

15、总体施工组织设计、施工方案及电子版；

16、竣工验收备案表、竣工验收证书；

17、其他相关资料。

（三）建设项目投资合约文件

1、施工、监理、勘察、设计等所有与公开招标、政府采购、邀标等有关的中标通知书、招标文件、投标文件、工程量清单、评标文件、招标资料、审批的原始资料、招投标资料电子版等；

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2、施工、监理、勘察、设计等除开发部、拆迁部责任外的所有对外签订协议、合同；

3、招标控制价编制、审核报告及电子光盘、审查结果;

4、概算审批备案表、概算审核报告（市造价站审核最终版）；

5、工程预算、结算等资料；

6、其他财评、审计局的审批文件。

二、开发部需办理、移交资料清单：

（一）土地及经营性资源资料

1、公司土地资产台账相关资料；

2、土地政策相关文件；

3、经营性资产资源相关资料；

4、其他土地及经营性资产管理相关资料。

（二）土地开发资料

1、公司土地招商及出让的相关往来文函；

2、公司土地招商及出让相关向上级的请示及批复；

3、公司土地招商及出让会议纪要及会议记录；

4、房地产项目开发相关资料；

5、其他土地开发相关资料。

（三）片区征收资料

1、片区棚改项目的立项批复；

2、土地征收及片区道路征收相关往来文函；

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3、土地征收及片区道路征收相关向上级的请示及批复；

4、土地征收及片区道路征收会议纪要及会议记录；

5、除拆迁部负责的其他北站片区的土地征收及片区道路征收相关合同；

6、其他火车北站征收相关资料。

（四）建设报建资料

附表一《移交文件资料登记表》附表二《资料借阅归还登记表》附表三《档案借阅及利用效果登记表》附表四《档案销毁清册》

附表五《中华人民共和国档案法》

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