《档案管理办法》

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》，结合集团公司实际情况，制订本办法。

第二条本办法所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二章档案机构及其职责

第三条总裁办机要室负责主体档案的管理，并对相关部门的档案管理工作进行督促和指导。公司档案工作的基本原则是：实行集中与分散管理相结合的体制。即公司文书档案由总裁办机要室集中统一管理，人事、财务等档案分别在相应部门管理，以便于及时利用、维护档案的完整与安全。

第四条总裁办机要室负责公司档案的管理，其任务是：

1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。

2、积极开展档案的提供利用工作。

3、进行档案鉴定。

4、进行档案统计。

5、认真学习档案管理相关法律、法规和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

第三章档案管理

第五条文件点收、整理

1、承办部门在文件办理完毕5个工作日内，须将一份完整的文件及《文件处理意见会签单》原件送至机要室归档。

2、中文横写或外文文件要以左方装订为原则；文件如有褶皱、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第六条归档资料的范围

1、集团与有关单位来往信件、各种协议、合同等。

2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。

3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结等。

4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

5、国际交流和合作企业来往文件、协议、报告、和会议纪要等文件材料。

6、公司各部门发文。

7、相关工程图纸、凭证、技术资料和证件等不同形式的历史记录。

8、其他具有保存价值的文件资料、重要的工作经验材料。

9、外单位直接发给公司各部门的抄送信件。

10、出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动交档案室归档。

第七条声像档案归档

1、各部门、个人在相关业务活动中形成的具有保存利用价值的照片、录像、录音带等，在活动结束15个工作日内，均应移交档案室归档。

2、向档案室移交的照片，应包括底片、照片与文字说明，文字说明应包括时间、地点、内容、摄影者等。

3、向档案室移交的录像、录音带应是原版，并贴上文字说明。

第八条归档要求

1、归档的文件材料要按照自然形成、保存历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，永久、长期、短期三种。

4、归档文件要依目次号顺利以活页方式装订于向类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第九条保存期限

1、永久性保存

（1）上级主管机关部门直接针对公司（主送）的有关重大问题，需要贯彻执行的批复、批转、调查报告等文件材料；

（2）上级机关领导视察、检查集团工作时的讲话、照片、录像等重要文件材料；

（3）主要职能活动、年度和年度以上重要问题的总结、专题报告。

（4）采购合同、协议；

（5）工程项目验收报告、竣工验收记录；

（6）集团与外单位签订合同、协议；

第五章附则

第十三条本办法自印发之日起施行。

二0一四年六月八日