《档案移交实施细则》

档案移交实施细则

1总则

1.1为了确保xxx建筑工程档案管理，统一竣工文件的编制和整理，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。

1.2本细则适用于xxxx区域建筑工程项目部的档案资料管理、竣工文件的编制、整理和验收，参建各方均应按照本细则执行。

1.3本细则的编制依据文件1.3.1业主竣工文件移交实施细则1.3.2业主档案管理制度1.3.3项目部施工组织设计

1.3.4《火电建设项目文件收集及档案整理规范》dl/t241-2012。

1.3.5gb/t10609.3-2009《技术复制图的折叠方法》1.3.6gb/t11821-2002《照片档案管理规范》

1.3.7da/t28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》1.3.8dl-t5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》1.3.9《科学技术档案构成的一般要求》gb/t11822-20081.3.10《电子文件归档与整理规范》gb/t11894-20021.3.11《火电工程达标投产验收规程》dl/5277-20121.3.12国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知档发[2006]2号

1.3.13中国电力优质工程奖评选办法1.4管理原则

1.4.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。

1.4.2为了加强项目建设过程中档案管理工作，成立档案管理小组。负责竣工档案管理工作，组织检查档案资料管理情况，参加竣工档案预审及竣工档案移交工作。

1.4.3施工期间冷却塔区域项目部档案管理小组统一管理各个档案负责人竣工档案的职能机构，负责制定《档管管理实施细则》，开展档案专业知识培训；负责对各档案负责人档案资料整理工作进行业务指导、监督、检查和验收;负责统一组织、指导竣工文件的编制整理，同时定期对各档案负责人进行业务指导及例行检查，以便及时发现问题。要求各档案负责人认真落实本细则各项规定，加强领导和组织工作力度，密切配合，齐心协力，共同创优。

1.4.4冷却塔区域项目档案资料管理工作是工程建设质量管理的重要组成部分，各档案负责人应把工程档案管理纳入工程建设计划，纳入工程基建目标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门领导和技术人员以及档案管理小组的岗位责任制。

1.4.5根据《档案法》的精神，冷却塔项目竣工档案整理贯彻谁经办，谁立卷，谁负责，严把关，达标移交的原则。各参建单位应按照本细则的要求，完成各自职责范围内及合同规定的工程竣工文件的编制和档案整理工作。2工程文件收集、整理的责任划分2.1冷却塔区域项目部档案负责人职责

2.1.1负责对档案全过程指导、监督、检查和验收、移交工作。

2.1.2负责制定《冷却塔区域项目部档案管理实施细则》。

2.1.3负责对工程前期文件、设计文件、招投标文件及合同进行收集、积累、整理、发放、归档工作。

2.1.4协助项目部档案最终汇总、编制工程竣工档案总清册，向新乡中益发电有限公司档案室进行移交

2.1.5负责工程验收交接文件收集、整理及其归档工作。

2.1.5负责建立各类资料收发借等台账;2.1.6负责对项目部产生的各类传真、会议纪要、联系单等资料的收集、整理及归档工作；

2.1.7负责完成职责内工程竣工资料三套原件及相应电子版和扫描版2.1.8负责整理竣工图2.3各个资料负责人职责

2.3.1在施工过程中形成文件资料的收集与积累、整理与编制、审核与移交工作。

2.3.2在整个工程建设过程中，个资料负责人资料管理工作必须无条件的服从冷却塔区域项目部档案管理实施细则。

2.3.3按本细则要求编制相应单位工程竣工档案（一式三套原件）和相对应的电子版及扫描件档案，按合同规定提交移交。

2.3.4每个单位工程收集工程照片4—8张，主体结构及主要安装单位工程收集8张，照片档案单独组卷。

3工程档案的整理与移交

3.1归档文件的要求

3.1.1归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。

3.1.2档案的完整。指按国家档案局、国家计委国档发[1998]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和da/t28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》所确定的内容，项目部应归档保存的竣工文件材料原件齐全完整归档。

3.1.3档案的准确。指档案的内容真实，反映冷却塔区域项目的实际情况和建设全过程，保证图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

3.1.4档案的系统。指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

3.1.5档案的规范。指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，应符合国家相关的行业标准。

3.2归档审查。项目部竣工文件收集立卷后，由新乡中益发电有限公司档案资料室、监理单位组织各单位有关专业技术人员根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》第7.9款要求进行审查，经确认后，再进行档案整理。

3.2.1技术方面的审查。新乡中益发电有限公司、项目部、监理单位及各施工单位的专业技术人员应对竣工档案进行技术及质量方面的审核，核查施工技术文件的表式是否符合《火电施工质量检验及评定标准》的要求；全部记录数据的真实性、准确性；图纸与实物是否相符；检查移交文件的完整性、系统性以及文件的手续完备等情况。

3.2.2档案方面的审查。各单位档案人员应对归档文件的齐全；书写材料的规范性、耐久性；文件的闭环；档案组卷是否合理符合标准；文件的签字、印章认可手续的完备程度等档案管理方面的要求进行审查。

3.3竣工档案移交审查程序

3.3.1第一步。施工单位自检。竣工文件的自检，一般以单位工程为单元。施工单位在完成竣工档案编制后，应由各编制单位负责档案工作的领导组织本单位的档案人员会同相关技术人员对其编制的竣工文件，严格按照国家、行业以及“达标投产考核标准”等有关规定和要求，对文件的完整、准确情况和案卷质量进行自检，并填写《竣工资料预检/复核情况表》，在检查人员签字后，提交监理单位预验审查。

3.3.2第二步。监理单位预验审查。竣工文件在编制方自检后，连同《竣工资料预检/复核情况表》依次提交监理单位，由监理单位组织对文件的完整、准确情况和案卷质量进行预验审查。若不合格，填写《竣工资料审核整改单》，提出整改意见，退回编制单位限期整改，合格后，在《竣工资料预检/复核情况表》上签字认可。

3.3.3第三步。验收移交。经施工单位、监理单位自检和审查合格后，各风电项目部对竣工档案进行确认，然后办理交接手续。移交时，《竣工资料预检/复核情况表》作为竣工资料的附件一同移交，建设单位、监理单位、施工单位三方责任人必须在档案验收签证上签署验收意见，并签字盖章。

3.4档案分类组卷的编制要求

3.4.1新乡中益发电有限公司竣工档案的整理，统一执行dl/t241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》。

3.4.2组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

3.4.3施工技术文件的表式应符合《火电施工质量检验及评定标准》，按“项目划分表”划定的单位工程，进行组卷。

3.4.4外文资料为文件夹形式的，原则上保持原来案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，按工期、按专业系统整理；外文资料有译文的，应一并立卷、归档。

3.4.5前期文件、施工管理性文件、竣工验收方面的文件：按问题、时间顺序，组成一事一卷。

3.4.6竣工图的编制。根据《火力发电厂工程竣工图文件规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求编制，按专业组成卷册。

3.4.7土建施工、设备及管线、电气仪表安装施工文件：一般按《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电机组达标投产考核标准》（2001年版）要求编制整理。

3.4.8调试文件以专业系统组卷。

3.4.9原材料出厂证明及试验报告，按专业结合单位工程可单独组卷。如钢筋、水泥、焊条、混凝土试块等，必须编制材料跟踪记录、单位工程使用情况一览表。

3.4.10设计变更、变更设计文件，按专业与编号可单独组卷，每份变更必须有相应的签证，即变更执行情况。

3.4.11施工文件编制整理时若分别由两个或两个以上施工单位承包的单位工程，其竣工文件的编制整理方法：先由各分包单位编制其承建部分的竣工文件的编制整理；再由各风电项目部委托监理单位组织各标段的参建承包商进行汇总，组成完整的一个单位工程档案案卷；或者是把分包商编制的其承建部分（分部或分项）的竣工文件单独进行组卷，但必须将单独组卷部分的档案号与单位主体工程档号连续。

3.4.12监理文件，一般按专业分阶段结合文种组卷，按《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》编制。

3.5卷内文件的排列

3.5.1按《科学技术档案案卷构成的一般要求》编写，但要注意序号、责任者、页号的编写。

3.5.2前期、管理性、施工及竣工验收文件，一般是按问题、时间或文件重要程度，依据文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后的规定排列。

3.5.3竣工图，按设计专业、图号排列。

3.5.4单位工程竣工文件，卷内文件排列应满足文字在前，图纸在后的要求。总的内容依次：签字页、单位工程概况、开（竣）工报告、技术要求（交底）、图纸会审、施工组织设计、施工（安全）措施（作业指导书）文件、施工（安装）记录、隐蔽工程记录、（设备调试）试验报告、事故缺陷处理、质量检验评定记录等排列。

3.5.5设计监理文件，按专业或文件编号结合文种，依据设计顺序排列；施工监理文件，按专业结合工程阶段（进度）或单位工程的划分排列。

3.5.6设计变更、原材料出厂证明及试验报告、焊接与金相检验记录等单独立卷的，卷内文件的排列，一般是按各种一览表、汇总表等说明性文件在前，记录在后进行排列。

3.6案卷编目要求

3.6.1案卷题名的编写。一般有三种情况。一是由一个单位工程组成一卷的，题名由“项目名称+单位工程名称（分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文种名称”组成；二是按分部分项工程组卷的，题名应是由“项目名称+单位工程名称+分部或分项名称+文种名称”组成；三是按承包合同组卷的，题名应是由“项目名称+单位工程名称+承包合同名称+文种名称”组成。

3.6.2卷内目录的编写。严格按《科学技术档案案卷构成的一般要求》编写。

3.6.3其他关于案卷封面、脊背、备考表的编写：

3.6.3.1严格按《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准执行。案卷内封面、签字页、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。

3.6.3.2不装订的案卷，卷内每件材料单独编写页号，统一在每件材料的右上方加盖档号章。

3.6.4案卷号，按各级分类号小流水编制。外文资料有译文时，原文、译文应排列在一起，当原文、译文放在同一个案卷时，编为同一个案卷号；当原文、译文分别立卷时，按顺序确定案卷号，不得编成同一个案卷号；对于一套几个分册的案卷，仍按顺序流水确定案卷号，不得有重号，用三位数字标识。

3.7案卷装订

3.7.1案卷采用装订与不装订（单份文件装订）两种形式。

3.7.1.1装订时要取掉金属物，印件在上，定稿在下；批复在上，请示在下；左下齐，三孔一线，距中点上下8厘米，线头在内下，要装订牢固、穿过封底，美观，不压字，卷内不同尺寸文件材料折叠统一。

3.7.1.2外文资料档案应保持原来的文件排列顺序及文号3.8归档文件的质量要求3.8.1原件与复印件的掌握

3.8.1.1凡合同、协议、招投标资料等均为正本归档，签字方不能用副本或复印件归档。

3.8.1.2施工技术记录、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单、工程联系单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档。各方人员必须签全名，不能以盖章或打印件代替签名。

3.8.1.3全部竣工资料必须采用激光打印机打印，不能用复印件或普通色带打印，以保证字迹的耐久性。

3.8.1.4主送和抄送本单位的文件材料均以红头文件归档（不能用复印件）。

3.8.2工程技术记录表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》有关要求。

3.8.3不同幅面的的工程图纸应按gb/t10609.3—1989《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成a4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

3.8.4工程档案案卷的分类、组卷、编目、卷皮规格及制作材料的质量应符合gb/11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

3.8.5案卷内文件材料必须采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，小四，

1.5倍行距。填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写（要求为正规楷体，任何资料不允许出现以章代名）、齐全，并标明日期（日期标准格式为2008年09月06日或2008.09.06），正文边距分别为上边距2.5cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距1.5cm，页码标识为第x页共y页，要求公司本部及所属各项目部在过程资料控制时严格执行本条内容。

3.9工程项目档案整体质量控制

3.9.1项目竣工后如因归档文件不全或整理不规范而影响移交，各参建单位负主要责任，华能通辽风力发电有限公司将酌情扣除部分质量保证金和或提留金。

3.9.2参建各方的资料管理部门，应积极、主动与华能通辽风力发电有限公司各风电项目资料室取得联系，以便相互协作、监督和指导，使工程档案管理与整理的全过程得到控制，避免事后返工，造成人、财、物的浪费。

3.10编制工程档案移交总清册

3.10.1工程档案移交总清册，指各风电每期项目竣工后应整理移交的全部档案的底数，内容主要包括：工程前期依据性及管理性文件总清册、施工图总清册、设备档案总清册、单位工程总清册、竣工图总清册、设计变更单总清册、设备开箱检验、索赔等设备管理性文件总清册等，作为档案移交检查的依据，总清册一律用计算机打印。

3.11工程档案的移交

工程竣工档案经达标复检验收后，按有关条款的要求，由各风电项目工程部负责组织各参建单位（施工、设计、调试、监理单位）与公司本部办理档案移交手续，明确档案移交的内容（卷册名称）、数量（份数）及有关的补充说明等，并有完备的清点、签字等交接手续。

第二篇：档案管理实施细则xxxx

档案管理实施细则

第一章总则

第一条为加强xx（以下简称公司）档案管理，进一步提高档案工作科学化水平，有效保护和充分利用档案信息资源，更好地为公司各项工作服务，根据相关政策、法规、规定，结合公司实际，制定本细则。

第二条引用法规及规定文件：

（一）《中华人民共和国档案法》

（二）《xx档案管理规定》

（三）《xx档案管理规定》

第三条本细则所称档案是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，以及具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史纪录。

第四条档案工作是管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益、历史面貌和宣传企业文化的重要基础工作，是各部门履行职责、开展业务的信息支持和保障，应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第五条档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理。

第二章组织管理

第六条公司档案工作在上级公司的领导下开展工作，接受省、市档案行政管理部门的执法监督、检查和指导。第七条公司按照统一管理、分级负责的原则，经理工作部（档案室）为档案归口管理部门，分管经理部的公司负责人为档案工作分管领导。建立以档案室为核心，公司各部门、项目兼职档案人员为基础的档案工作体系。

第八条档案工作领导：建立以分管领导为首，由公司各部门业务负责人组成的档案工作领导考核小组，形成领导全公司档案工作的最高层次。其职责是：

（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规、方针政策和公司有关档案工作的规章制度，领导公司档案工作。

（二）将档案工作纳入公司发展规划和工作计划，及时研究和解决档案工作中的重要问题，使档案工作与整体工作同步、协调发展。

（三）提出并落实档案专项经费列入公司年度预算。

（四）组织协调和处理公司内外发生的档案及档案业务纠纷，保护当事人合法权益。

（五）审查档案的鉴定结果，审批决定档案的存毁。

（六）审查确认档案编研成果，提出奖励意见。

（七）对违反档案法规的单位和个人按规定进行处罚。第九条档案工作核心：经理工作部档案室是公司档案行政管理的职能部门，也是收集保存档案的业务机构，在分管领导的直接领导下，实施档案工作集中统一管理，是档案管理系统的核心。其职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和上级主管单位的工作部署，承担公司档案管理职能，制定公司档案管理制度并组织实施。

（二）指导、监督和检查公司各部门、项目形成的各类档案材料的收集、整理、立卷归档工作，确保归档文件材料齐全完整。

（三）负责集中统一管理公司文书档案、科技档案、财务档案、实物档案、声像档案和科技图书资料，对档案实行科学管理。

（四）负责公司的档案信息化工作，充分利用信息化成果为档案提供利用，为公司各项工作服务。

（五）负责公司档案的统计工作，按照《xx档案工作评价办法》（办发﹝2011﹞35号）要求，每年度认真开展档案评价工作。

（六）负责组织档案鉴定、销毁工作。

（七）负责组织档案信息开发、编研及汇总工作。第十条档案工作基础：公司各部门、各项目组建立以业务负责人为首的兼职档案管理小组，全面管理所辖业务部门的档案工作。其职责是：

（一）传达贯彻公司档案工作的有关精神，组织和领导本小组的档案工作。

（二）负责本部门、本项目应归档的各种门类、各种形式和各种载体的文件材料的收集工作，对本部门归档文件的完整和系统负责。

（三）对归档的文件材料按照各门类档案管理办法的相关规定进行整理，做到分类清楚、排列有序，并按规定向公司档案室移交，对归档文件的质量负责。

（四）接受公司档案室对档案工作的指导和检查。

（五）反映本小组档案工作的具体问题，提出处理意见，并协助调查、处理档案纠纷。

（六）协助档案鉴定，档案利用开发等工作。

第三章档案归档

第十一条各部门、各项目组参照公司《档案分类规定、归档范围和保管期限规定》（0-9大类，共10类），分类归档。

第十二条应归档的各种门类、各种形式和各种载体的文件材料，由各业务部门负责收集齐全并按相关规定进行整理，定期向公司档案室归档；需归档的纸质或其他载体形式的文件材料所对应的电子文件应一并归档。任何人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十三条档案归档按以下时间要求执行：

（一）管理性文件材料应在办结后的第二年一季度归档。

（二）外购设备或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试及验收后向档案室移交归档。

（三）工程项目的文件材料由承包方整理，业主负责人审核，在完工验收之后、决算付款之前移交归档。

（四）合同文件在合同签署后由合同分管部门负责收集齐全于当年向档案室移交归档。。

（五）职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后即时整理并向档案室移交归档。

（六）会计工作形成的文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。

（七）纪检监察审计工作形成的文件材料由各职能部门负责收集整理，于工作结束后的次年一季度向档案室移交归档。

（八）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

（九）声像、实物等形式的材料应在工作结束后一个月内由形成部门整理完毕向档案室移交归档。

（十）科研课题文件材料，在其项目鉴定、竣工后或财务决算后3个月内完成归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（十一）下列文件材料应及时收集随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料；

2.内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3.公司产权变动过程中形成的文件材料；

4.电力生产、技改、检修等文件材料；

5.其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条档案室接收的档案应符合归档质量要求。

（一）文书档案应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合《xx归档文件整理办法》（办发﹝2016﹞47号）相关规定。

（二）科技档案按照国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（gb/t11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（da/t28-2002）执行。

（三）人事档案按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发﹝2009﹞12号）执行。

（四）会计档案按照财政部《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）执行。

（五）照片档案按照国家档案局《照片档案管理规范》（gb/t11821-2002）执行；数码照片按照国家档案局《数码照片归档与管理规范》执行。

（六）电子文件按照国家档案局《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894－2002）执行。

（七）实物档案按类型、年度进行分类整理，以件为保管单位，按形成时间顺序编号。归档的实物必须整洁、完整，并附有文字说明，标明收到实物的事由、实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

（八）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

（九）非纸质文件材料应与相应的文字说明一并归档，有纸质文件的特殊载体档案应按国家规定的特殊载体档案保管。外文（或少数民族文字）材料若有中文翻译稿应一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（十）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

（十一）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（十二）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

（十三）各部门应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后，在规定时间内向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

（十四）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第四章档案保管

经手人：

工商行政管理局

年月日