《档案管理制度 个人档案 [综合文化站档案集中管理机制初探]》

档案管理制度 个人档案 [综合文化站档案集中管理机制初探]

摘要。综合文化站艺术档案集中管理是把乡镇综合文化站已形成的和以后逐步形成的群众文化艺术档案，由其所属县（市）文化馆集中统一代为管理。这是解决现阶段综合文化站档案分散管理诸多弊端的有效途径，更是提升综合文化站档案管理水平的好形式。本文着重论述了建立一个归属明晰、运转协调，分类齐全、管理科学的集中管理机制的基本原则与策略。

关键词：档案集中可行性原则策略

乡镇综合文化站艺术档案是群众文化工作的智慧结晶，是乡镇群众文化活动的真实记录。随着公共文化服务体系建设的提出，综合文化站档案管理的重要性日见突出。笔者认为，改革现行群众文化档案管理体制，建立集中化管理机制，把乡镇综合文化站已形成的和以后逐步形成的档案，由其所属县（市）文化馆集中统一代为管理，是解决现阶段文化站档案资源共享难、人员力量专一难、管理方法不科学、归档材料不齐全、立卷标准不统一等档案管理诸多弊端的有效途径，是提升档案管理质量的创新之举。

1.创建文化站档案集中管理机制的可行性

1.1有利于档案资料齐全完整

据不完全调查，温州市各乡镇综合文化站的档案工作不同程度存在归档不齐全的问题。一方面，只注重纸质档案的收集，忽略了反映群众文化各项活动的照片、录音带、录像带、光盘、实物等其它载体的收集。另一方面，只注重指令性档案的收集，如重大文化活动、非遗名录申报等材料的归档整理；忽略了基础性、常规性档案的收集，如文艺团队建设、文化市场管理、培训辅导等统计数据的收集还有待进一步加强。因此，实施集中管理机制，既达到了档案管理的专业性，又体现了档案的系统性管理，是确保站级档案资料完整与安全的好形式。

1.2有利于档案人员专职专用

在分散管理的模式下，档案数量少、工作量小，兼职管理档案多，造成精力分散，经常是兼而不管，而且不稳定，使档案管理水平停止不前，维持现状。实施集中管理机制，随着档案数量和工作量急剧增加，设立专职档案干部已成必然。这样，就改变了档案人员兼职过多，无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作，有更多的机会参加学习、培训，接受档案专业知识教育，促进档案管理专业水平的提高。

1.3有利于档案管理科学规范

集中管理机制符合精简、统一、效能原则。将过去分散管理的档案集中统一管理，配备专职的档案人员，统一接收、保管、利用、处置档案，大大提高了对人、财、物的有效使用，节约了档案管理成本，提高了工作效率。这些都是分散保存不能比拟的优越性。同时在档案工作的标准、制度和方法上易于统一，和分散管理相比，更易于使各个文化站互相沟通，有利于档案利用扩大档案工作的影响。

1.4有利于档案资源开发利用

随着农村公共文化服务体系建设的进一步推进，档案信息的开发利用已经成为群文档案工作的重点，实施集中管理机制，首先方便了利用者，各种情况信息都可以从县（市）馆档案室获得，再也不用东奔西找，走遍全市了；另外档案人员也熟悉了全市各文化站档案情况，可以主动向利用者介绍情况提供服务。还可以利用自己所保管的档案资料，系统地编制各种检索工具和各种参考资料，方便利用者从不同范围、不同角度利用档案，有利于提高档案利用的查全率和查准率。

1.5有利于档案制度落实到位

几年来实践证明，文化站档案管理量大面广，在乡镇一级工作头绪多、任务繁重的情况下，监督、制约机制的落实往往被忽视或流于形式。实施集中管理机制，每一站都将整理好的案卷向文化馆档案室移交，既能进行质量的监督，又能有效约束文化站及时按期整理档案，防止档案失散毁弃问题的再度出现，也减少了平时的安排、检查、督促等环节。

2.集中管理机制构建的基本原则

2.1统一管理

加强档案集中管理工作，是文化馆站的应尽职责。各级要严格按照艺术档案的有关法律法规和政策规定，根据群文工作的实际需要，明确档案管理要求，统一制度，统一领导，建立健全岗位目标责任制，规范档案集中统一管理行为。

2.2分级负责

[1]金才汉.《综合文化站工作研究》〔m〕.北京.中国戏剧出版社，2011.12

[2]《艺术档案管理办法》（文化部令第21号）.2002.2.1

[3]王玉娟.《试论在市场条件下实行档案集中管理的必要性》〔j〕.山东国土资源.2005.08