《文书档案管理一体化探讨》

文书档案管理一体化探讨

摘要。实现文书档案管理工作一体化，是现代企业科学管理的必然趋势。文书档案作为综合档案里的一个重要组成部分，它的管理模式和管理方法也要发生变化，提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面，不断体现了文书档案一体化的优越性和科学性，给文书档案工作者带来一个科学化管理的新定位。

关键词：文书档案管理一体化

一、文书档案一体化服务向纵深发展的障碍分析

1、从思想观念上分析：

目前，文书档案管理一体化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，对某些领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。

2、从实践理论上分析。

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写“案卷类目”，“及时整理（立卷）、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。

三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。

四是用信息化实现文书档案一体化。用信息化实现文书档案一体化，必须用oa与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用oa系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫描的办法。用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与文书档案管理工作一体化目标，充分发挥文书档案信息资源的作用。

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第二篇：文秘工作与文书档案管理一体化刍议文秘工作与文书档案管理一体化刍议

摘要。文字秘书是掌管文书并协助机关或部门领导处理日常工作的人员，也是党政部门和企、事业机关必备的工作人员，是领导的参谋和助手。文书档案管理是行政机关及企事业单位一项必不可少的特殊工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质。文书工作和档案工作有着各自不同的内容和特点，二者是行政管理工作的主要组成部分，有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。

关键词：文秘档案管理一体化

一、文秘人员素质

作为专业工作人员，文秘人员必须有较高的政治思想理论素质。坚决执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于机关文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质；文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同机关单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。现代诗会是信息时代，这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才

能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大运用信息，更好地服务于文书档案工作。

文秘档案人员还应给具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是份十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文字秘书不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬、而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

二、文秘与档案管理工作的衔接

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上承下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办，归档，会直接影响整个单位的工作效率，能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门精神。因此说文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。以基础档案管理为起点，规范运作方法才能有效推动文秘工作规范有序地健康发展。

搞好档案管理关系到文秘工作的科学性、全面性、档案资料的准确性和科学性。建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任务。档案的利用能

够推动文书处理的再生工作。档案管理是一门专业性很强的学科它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、处理纠纷、落实政策是相互制约、相互依赖的。搞好档案工作不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供服务，促进改革发展发挥作用。

文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。强化“文档一体化”意识，把文书处理规范化的入口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作，是切实推进文秘工作和文书档案管理工作一体化的重要途径。

三、加强档案现代化管理进程，实现文秘档案电子一体化。加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文秘和档案工作的成效。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文字秘书同时因该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要归历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作。次那个信息时代的需求来看，档案信息必须上网其价值才能充分体现。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进

行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该年度或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时、非礼效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。

结语。文书档案管理师一项特殊的工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质积极鼓励文秘人员不断拓宽知识层面，创新工作思路，实现文书档案管理工作现代化和一体化，科学手机整理，开发利用好档案资源，高质量做好文书档案管理工作，更好地服务于事业发展。

参考文献：

曹瑞玲《文秘人员素质与文书档案管理刍议》，《工会论坛》2007年第3期。

马燕《谈文秘人员素质与文书档案管理》，《管理观察》2010年第19期

刘蕴璞《论文秘工作与文书档案工作的一体化》，，《现代商贸工业》2009，21（8）.

第三篇：文书档案管理文书档案工作之我见

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：

一、做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。

二、负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。

三、负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责

到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。

四、负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。

五、及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。

六、负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。

七、保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。

八、做好校外来访人员的接待工作。

九、负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。

十、严格执行保密制度。

3、强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键

（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

1、归档范围

（1）确定归档范围需考虑三个因素

a机关的职能活动

b文办理完毕

c有查考利用价值

（2）内容

a级针对本机关的指导性公文

b级机关主要职能活动中形成的公文材料

c级机关呈送的报请类公文

d级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

（3）注意问题：

a合办理的公文；

b本机关内部负责人兼任其他机关职务时

c本机关内部的公文如计划、总结、会议记录

2、归档时间一般在第二年6月底之前

3、归档要求

a类、份数以及每份文件的页数

b卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；

c案卷要系统排列，交接时履行手续；

d字迹材料要符合耐久性要求；

e公文必须是正式的生效的公文

（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。

（三）建立相关制度加强零散文件的收集

1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。

2、建立外出开会人员带回材料归档制度。

3、保证工作变动人员手中材料归档制度

（四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。

2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。

3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。

4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。

五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值

1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为１６-５０年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。

2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。

4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。

5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：

a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。

b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。

d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。

e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。

f、将销毁清册归档保存。

行政081王燕

第四篇：文书档案管理一、名词解释

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案。是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是。

a.现实性b.特定性c.信息性d.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是。

a.作者的特定性b.格式的规范性c.文书处理程序的特定性d.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是。

a.原始性b.历史性c.凭证性d.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是。

a.原始性b.价值性c.系统性d.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是。

a.章b.奏c.咨d.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。

a.文书形成b.整理归档c.交通d.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是。a.鲜明的政治性b.很强的历史性c.法定的权威性d.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是。

a.决议b.通知c.公告d.通报

9.适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

a.公告b.通知c.决议d.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是。da.国办发〔1996〕第2号b.国办发（1996）02号

c.国办发〔1996〕第02号d.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则。

5.如何正确选定公文文种。

二、

平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括。

a.程序性b.历史性c.连续性d.规定性e.时效性

2.文件签收的作用包括。abc

a.确保文件运转安全可靠b.明确双方的交接责任c.表明文件的去向和下落

d.明确收文放的职责e.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括。bcd

a.数码登记法b.总流水号登记法c.分类流水号登记法

d.口取纸分类登记法e.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行，并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

a.装订b.分类c.排列d.编号e.编目

5.文书整理归档的原则包括。abcdea.保证整理归档的文件材料齐全完整

b.遵循文件材料形成的客观规律

c.保持文件之间的有机联系

d.正确区分文件的不同价值

e.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了等方法。acda.年度分类法b.归纳法c.机构（问题）分类法

d.复式分类法e.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括等。

a.全宗号b.年度c.保管期限d.件号e.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些。

2.发文审核的具体内容及要求有哪些。

3.文书运转管理的基本原则包括哪些。

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：p244

2.档案整理工作：p254

3.档案保管：p271

4.主题法：p283

5.专门档案：p304

6.大事记：p296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括。acde

a.对本机关需要归档档案的接收b.对其他机关需要归档档案的接收

c.对历史档案的接收d.对历史档案的征集

e.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是。abcda.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

b.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

c.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

d.档案鉴定工作的组织

e.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、的加工等简单的条理化、系统化的工作。ba.数量统计b.检索目录c.档案鉴定d.档案盒e.题名

4.档案整理工作中的所谓，在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。da.统计b.鉴定c.收集d.立卷e.归档

5.档案库房的类型包括以下。

a.综合档案库b.科技档案房c.图书资料库d.基建档案房e.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括。

a.归纳法b.馆藏法c.分类法d.主题法e.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下。abcda.书本式b.卡片式c.缩微目录d.机读目录e.全宗式

8.在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

a.档案归纳b.档案鉴定c.档案提供利用d.档案搜集e.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下。

a.技术因素b.功能因素c.典型因素d.时间因素e.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是。abcda.复用性好b.服务形式多样化c.便于传输d.依赖性强e.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理。

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5.试述电子文档管理的内容和原则。

6.试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1.××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2.中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3.××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4.××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5.××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示：

1、

2、3组成一卷；按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件

4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1.某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2.某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3.某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4.某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5.某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6.某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示

第五篇：文书档案管理[单选]

[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。（2分）

对

错