《档案管理建议》

档案管理建议

为响应《关于对公司各分公司档案工作进行调研的通知》（以下简称通知），福建分公司对公司档案情况进行了统计及上报工作。在此过程中，总结了一些经验，查处了一些不足，对公司现有制度设立及执行情况进行了反思。现根据通知要求，对以下五个方面提出建议：

1、档案管理机构及职责

随着国家法律法规日益完善及集团公司各项规定的要求的提高，档案管理工作面临着更大的挑战。为保证各类档案完整齐备、分类清晰，需要各部门的专业人员进行收集，专门部门专业人员进行管理。我们单位目前的状况是存在着，档案专业人员需求与企业降本增效压力之间的矛盾。我们公司不少项目部基于成本压力，也没有配备资料员，各专业施工员自己跑资料、自己存资料。因为施工员现场工作非常繁琐，应急情况较多，因此施工过程中资料传递过程中难免遗失。普通资料丢失可以补做，但如果丢失的是工程签证，能否补签成功是一个未知数。少遗失一份签证，其价值往往远大于一个资料员的工资成本。

2、档案保管及利用

无专门档案室及资料员的情况下档案保管与借阅肯定是不规范的，保管过程中存在遗失风险，而借阅过程中出借人忘记收回，借阅人忘记归还的可能性更大。出于对档案管理的考虑，希望公司能够发布正式文件，建立档案管理专人专室制度。当然考虑到项目有大小，希望新规定不要一刀切。而根据项目产值分档区别执行。将是否建立档案室、设置专职资料员的决定权交给制度，让项目领导有规可依，避免个人决策面临着降本增效压力与档案管理要求两难的选择，提高项目档案管理规范化水平。

3、对公司档案管理的要求

公司档案管理规范化程度与各分公司及广大员工利益息息相关。分公司或者职工个人需要查询职工的个人档案、社保档案、执业类证书注册情况，现在通用做法是打电话咨询有关部门的同事，有时候该同事并不主管这块，性质就变成了请人帮忙，既耽误该同事工作时间，查询效率也低。为打通查询渠道，提高档案利用效率，建议凡不涉及国家企业秘密、个人隐私的档案材料在内网公开，让公司职工都可以查阅。

4、公司档案培训内容方面的要求

-加大档案管理标准化的教育力度，培训次数可以适当增加。而现阶段在职工的意识中，安全质量成本进度都非常重要，往往对档案管理重视程度不足。档案也是效益，完备的档案可以规避企业的法律风险。还有很多工程事故中的责任人员凭借工程档案的证明作用避免了刑事责任，实实在在的挽救了自己的人生。

5、公司档案考核方面的建议1）考核制度

档案管理包括制度建立、执行、考核、改进等流程。其中考核是通过对结果的检查评价来逆推制度、执行中的经验和不足，为之后工作的循环改进不断提高奠定基础。考核工作在程序上要求具有严格严肃性，在实体上要求具有客观真实性。程序是实体的保障，实体是程序的目的。因此为保证考核结果真实有效，可以制定严格的考核程序，包括书面报告，派员调研，定期抽查与不定期抽查相结合，检查之后的“回头看”等措施。

2）奖惩措施

奖惩措施是各部门各专业重要的管理手段，对于提高积极性效果明显。依据考核结果对优秀单位进行奖励表彰，奖励肯定是以精神奖励为主物质奖励为辅。对于不作为的单位进行通报甚至处罚。为以后的循环改进提供动力。

第二篇：档案管理信息化建设建议论文【摘要】

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设共七个方面阐述了笔者的建议。

【关键词】

档案管理；信息化建设；建议

档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障

各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。

二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理

传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。

三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力

从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。

四、加强档案网站建设，落实档案信息

公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。

五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。

六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

七、完善数字化档案馆建设，开拓档案工作的新局面

数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

参考文献：

[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[j].科技与经济，2001，（5）.

[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[j].档案与社会，2005，（12）.

[3]李香仙.浅谈人事档案管理信息化建设[j].科技创新导报，2011年17期.

第三篇：关于档案管理工作的建议关于档案管理工作的建议

关于档案管理工作的建议2007-02-1016：47：1

3为了方便公司的档案材料统

一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议：

一、档案管理机构及职责

1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。

2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。

二、档案的保存

1、保存地点：办公室档案柜

2、保存内容。包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3、保存方法：

分类

汇总

（1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：

接收文件下发文件

日期：××年*月*日（编号：××*）日期：××年*月*日（编号：××*）

接收自：××*下发至：××*

主题：××*主题：××*

公司人事资料汇总形式如下：

姓名：××（个人基本资料）学历：

××所属部门及职位：××

客户资料汇总形式如下：

国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：××

工厂资料汇总形式如下：

类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：××

（2）技术性资料汇总形式如下：

要认真学习《事业单位登记管理档案管理办法》、《档案法》。作为档案管理人员首先要自己主动有所为，高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想，努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。其次要加强对于档案管理的宣传工作，加强事业单位对于事业单位登记管理档案工作重要性的认识，提高全体事业单位的档案意识。第三要争取领导的重视和支持，确保足够的人力、物力、资源的配备。

3.加大监督检查力度是做好事业单位登记管理档案的保证

要加强对于事业单位的监督检查力度，建立健全相应的监管制度，根据《事业单位登记管理暂行条例》和有关法律、法规的规定，研究和制定符合实际、能够有效加强对事业单位法人监督管理的有关制度，使事业单位的监督管理逐步做到法制化、制度化、规范化。保证事业单位登记管理档案资料切实与单位同步，真正实反映事业单位真实现状，实现档案本身的价值。