《奥试论信息化档案管理研究》

奥试论信息化档案管理研究

摘要。档案管理即档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，同时也是国家档案事业最基本的组成部分。但随着我国科学技术的不断发展，信息化技术越来越多的应用于各大领域中，其中也包括对档案的管理工作中，借助信息化技术实行对档案的管理可以促使档案管理工作的科学有序进行。所以，档案相关管理部门在开展档案管理工作时要注重对信息化技术的应用，从而有效提升档案管理工作的水平的质量。此外，还要顺应时代的发展，在档案管理中应用先进的管理技巧和数字化的管理系统，实行不同种类档案的规范统一管理，进而有效提升档案管理的效率。基于此，本文就信息化档案管理体系的构建做以下分析和研究，希望可以给相关工作者提供建设性的意见和建议。

关键词：信息化；档案管理体系；构建；方法

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。对于每个单位和企业而言，档案管理工作有着非常重要的作用。而档案信息资源具有原始记录性的显著特点。在社会信息资源结构中具有不可替代的地位，在必要的情况下有指导和印证的作用，可以为单位的正确决策提供有力的指导意见。因此，完善档案管理工作可以有效解决现阶段我国有关单位档案管理部门的问题。而在信息技术快速发展的当下，纸质的档案载体保存已经无法满足当下档案保存的需求，所以，构建信息化档案管理体系势在必行，它可以有效提升档案管理工作的效率。

1实行信息化档案管理的优势

首先，实行信息化的档案管理，可以利用数字化的网络系统对不同种类的档案进行统一规范的管理，还可以对档案进行多维度的传输，并且也不受空间的限制而进行不同领域内资源的共享，此外还可以跨行业和领域进行相关信息的分发和收集。而对信息资源的共享是网络时代的一大优势，同时还可以结合移动终端设备来实现档案信息快速有效的传播。实行信息化的档案管理，还可以促进不同部门和机构在信息资源上的连通，进而对相关档案信息进行结构化的保存，此外，借助信息化的管理系统还可以方便用户对数据的访问，从而有效提高档案管理工作的水平和效率。其次，在对档案信息进行管理的过程中，可以借助网络系统对信息资源进行全面覆盖，从而实现对档案信息资源的可视化检索。而利用信息化技术可以让管理者和查询者更好的借助搜索引擎来进行信息资源的搜索，同时，搜索引擎还可以依据相关关键词给予有效的参考信息。最后，利用信息化技术来管理档案，可以实现档案管理工作的规范化。在对除了以纸质文献为载体的档案数据管理外，其中还包括一些电子类和录音影像类的档案资源，如果利用传统的档案管理有可能使录音影像类资源在高频率使用的情况下出现信息无法显现的问题，进而导致后期档案信息文件的缺失和损坏。但在利用网络系统进行档案信息保存，可以有效存储音频类资源，并在后期对档案数据进行安全加密，以此确保数据的安全性。

2推进信息化档案管理体系构建的意见

2.1建立完善的信息化档案管理模式。借助现代化信息技术和网络，建立完善的档案管理模式，需要相关工作人员具备先进的管理技术和管理意识，进而使用先进的管理技术来不断提升档案管理水平。可见，建立完善的信息化档案管理模式可以有效推进档案管理信息化的建设。为了不断提升档案管理的信息化就需要对档案管理的工作管理模式进行改进，不断优化其架构，并引入先进的档案管理方法合技术，实现档案信息系统管理的数字化构建，从而实现高效的档案管理。

2.2加强对档案工作人员的培训，提高其管理意识。构建信息化的档案管理体系，需要加强对档案工作人员的培训，不断提升其管理意识。并将先进的档案信息化管理技术应用于实践中。此外，还要将专业的信息化人才引入到档案管理部门中，并定期开展专业的讲座，以此强化档案管理工作人员的管理意识。

参考文献

[1]韩新玲，刘谣.信息化档案管理体系的构建与实施[j].中国电力企业管理，2019（14）：48-49.

[2]杜丽仪.对建立与使用知识管理型档案管理体系的分析[j].当代教育实践与教学研究，2016（02）：87.