《大数据下高校档案信息化管理探讨》

大数据下高校档案信息化管理探讨

摘要。高校档案工作是一项基础性的服务工作，面对多且杂的档案信息，要对其进行收集、整理、归档、记录和保存。随着科技的进步，高校信息化档案管理成为大势所趋，能够让高校档案管理工作者从繁杂的工作中解脱，更好地为师生服务。本文根据高校档案管理中存在问题，提出一些关于构建信息化档案管理的见解。

关键词：大数据；高校；档案信息化；管理

信息化时代的到来推动着各个领域的快速发展，高校档案管理工作也进入到了一个新的发展时代，面临着新的挑战和机遇。在大数据环境下，对高校档案进行精细化、科学化管理，突破传统档案管理界限，利用数字化信息技术，捕捉有价值的信息，深入数据内部，使高校档案信息化管理工作迈向一个新台阶。目前，高校对于档案管理工作缺乏相关的档案管理设施，信息零落，无法实现共享。因此，高校档案信息化管理建设是大势所趋，通过定向的交互信息查询方式，为广大师生提供发布、交互、查询的功能，提升档案管理的服务质量。在大数据环境下，对高校学生的档案数据管理做到及时、准确，通过档案数据库能够全方位的了解学生的所有信息，提高管理效率。对学生的数据进行整合，以便高校管理者能够从学生的档案数据得到重要信息，并及时制定相应的管理措施。大数据时代下对高校档案实行信息化管理有助于提升工作质量和效率。一是有助于原有档案的保存。纸质版档案文件容易丢失、损坏，将传统档案文件通过电子化的形式呈现，档案不会因岁月沉淀而造成损坏。二是有利于对档案资源的利用。在档案管理工作中应用大数据技术，实现自动化管理，节省大量时间和资源，为开展科研工作创造了条件。三是有助于档案信息的一体化管理。高校档案不再单一化，可以向综合性的方向发展。四是有利于提高档案管理人员的工作质量。通过信息一体化实现资源的共享，让档案人员从繁杂的工作中解放出来，从而有更多的精力投入到更多的业务工作中。

1高校档案信息化管理面临的机遇和挑战

1.1大数据背景下档案管理工作面临的机遇。利用计算机对文字进行编辑，对内容进行批量修改、删除、查询，降低管理人员的工作量，提高档案管理水平。传统的档案管理模式采用人工检索的方式，不仅工作量巨大，且耗费的时间与精力过多，利用信息化技术，在计算机中输入一些关键字，就可以快速检索到需要的信息；传统的档案管理模式对文字、声音、图像都是分别存储，无法通过检索工具找到需要的内容，利用信息化技术，这些问题就可以迎刃而解；大数据时代发展背景下，信息化技术作为一种新的传输媒介，不仅能够提高档案管理的水平，还能够拓展服务空间。传统的档案管理为师生查询信息需要耗费大量的时间和人力，而互联网的普及，可以改善档案管理的服务效率；同时，信息化管理还可以提升档案研究成果的时效性，如果对档案研究成果进行统一的编辑处理，并在第一时间将信息发布在网上，通过网络的渠道传播研究成果，可让更多的人受益。

1.2大数据背景下档案管理工作面临的挑战。大数据时代背景下，信息技术得到了广泛应用，不管在管理上还是工作方法上都有了新的进步。传统的档案管理工作是对档案信息进行收集与整理，而大数据背景下，需要转变观念，主动开发信息资源，为师生提供更好的服务；大多数的高校缺乏统一的管理标准，导致档案在进行统计整理的过程中出现混乱。随着时代的发展，大数据背景下的网络资源纷至沓来，在这样的环境中有了信息化档案管理的概念，将纸质文档转为电子文档，将信息统一存储在计算机中，利用计算机对档案进行处理，实现真正意义上的无纸办公；传统的档案管理模式注重实体管理，而大数据背景下注重信息化管理，高校的档案管理人员按照自己现有的知识无法达到技术要求，因此要利用现代化技术对档案管理人员培训，不断提升档案管理人员的专业能力。

2高校档案信息化建设中存在的问题

2.1档案的安全性存在风险。虽然电子化档案管理便于人员操作，但是在安全上存在很多危险因素，如果不能进行合理的控制将会影响到档案管理的保密工作。档案管理人员对数据操作的不规范，容易造成重要数据的丢失，影响工作进程。数字化档案的安全性与计算机的性能有着极大的联系，如果计算机存储量不足，或者对软件没有进行及时更新与杀毒，一旦产生病毒会对系统中的档案信息造成极大的威胁。高校的管理人员对档案数字化管理认识不全面，对网络功能的认识只停留在信息传输、文字编辑等方面，缺乏较强的安全意识，导致档案工作存在安全风险。

2.2信息化设施建设落后。大多数高校建设的重点是科研与教学，往往忽略了档案管理的基础设施建设。因此很多高校的档案管理设备较为简陋，档案室数字化管理空白，管理水平低；虽然一些高校实行了数字化管理，但是没有与外界互通，因而不能称之为真正的数字化管理；管理效率低，没有实现资源共享，阻碍了档案信息化建设的脚步。数据库建设较为落后，比如数据录入不完整；数据不准确；数据失真情况严重；档案目录建设影响数据库的准确率与可信度。档案管理软件较多，没有统一的使用标准，无法对档案管理人员进行集中培训，影响信息资源的整合与共享；“单机版”档案管理软件不适用于现今的信息化建设发展，缺少与oa系统互通的接口；档案网站质量较低，内容苍白，功能单一；网站中可利用的档案信息较少；网页制作技术差，缺乏创新，缺少特色；部分高校档案管理信息资源开发过于单一，只停留在数字化扫描上，虽然具有数据库，但是没有发挥出数据库的作用，形同虚设。

4.1突破固有思维，形成创新意识。大数据时代背景下，高校的档案管理工作者要树立互联网思维，将自身的档案工作与网络进行结合，在互联网的帮助下，积极应对发展新形势，通过网站、微博、微信公众号的方式开展档案管理服务，通过远程服务功能对师生进行业务指导、教育培训；利用网络的方式组织档案志愿者对档案进行编号、整理，拓宽档案管理队伍。强化网络创新思维，利用互联网的指导思想，与传统的档案管理工作结合，形成新型档案管理思维。

4.2加强培训，提高档案管理人员的素质。强化档案管理人员的素质，提高档案管理人员的技术能力与业务水平，熟练使用现代化设备提高工作效率。针对现代化的管理技术，高校定期组织档案管理工作人员进行技术培训，通过考核的方式对他们的学习方式进行检查；采用激励机制提高档案管理人员的积极性，积极主动地学习专业知识，逐渐提高自身信息技术水平。

4.3加强数字化建设，整合资源。高校档案管理工作者更加倾向于纸质管理，对于新型的互联网思维接受能力较差。如果不能尽快完善信息化档案管理工作，将不利于档案工作的有效开展。信息化在档案管理中占比较多，要加强互联网信息的归档。高校档案管理部门要对档案进行分类研究，使用信息化的方式进行分类，这样可以提高工作效率。在政府部门的指导下，建设开放性的高校档案信息资源管理平台，与互联网融合在一起，完善信息化档案建设，对全国高校对外开放的档案信息进行收集，推送到信息资源共享平台中，通过网络将档案信息进行传播，让更多的人知晓。