《干部人事档案信息化建设初探》

干部人事档案信息化建设初探

等院校人事档案是教职工职称晋升、工资晋级、工龄计算、工作调动及各种社会保险办理等项目的重要依据。同时，人事档案也是国家和单位选拔人才的重要依据。干部人事档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分，人事档案管理水平的高低无疑会对高校的管理及发展产生比较大的影响。由于人事档案管理非常重要，因此必须着力加强人事档案管理建设，提高人事档案的管理水平。目前我国高等教育事业蓬勃发展，前景广阔。随着我国高等教育迅速发展和人才需求剧增，因传统的纸质档案管理过程中，很多工作需要靠手工完成，效率低下，已不能满足新时期高等院校人事档案管理的需要。为适应高等院校快速发展发展对人才管理提出的新要求，人事档案管理信息化建设势在必行。本文从人事档案管理信息化数字化建设出发，提出了人事档案管理信息化数字化建设的基本要求、措施和建议。

1人事档案管理信息化转型的必要性

人事档案作为重要的文件资料需要占用大量的空间存储。一般各单位都会把档案集中存放在档案库房内。库房要防火、防潮、防虫和防盗。纸质档案容易受到环境因素的影响，高温、潮湿、虫蛀、有害气体都会使纸张寿命变短，从而造成人事档案不同程度的损毁。另外，我们常常会遇到由于保存时间过长，字迹发生扩散、模糊的现象。这些都给纸质人事档案的完整性带来巨大的威胁。日常工作中，要定期整理、清点和加入新材料，如果遇到变动，档案还需要改变存放地点，或通过机要投递到其他单位，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。总之，纸质人事档案的管理需要耗费档案管理者大量的精力和劳力。由于社会的进步，信息产业的发展，纸质档案的使用受到了一定程度的冲击，各种资料采用电子文档备份和贮存，办公无纸化是一种必然趋势。传统的纸质档案数字化信息化后，优势十分明显的。首先，电子档案方便档案查找。电脑及相应软件具有查找搜索功能，不仅查找速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案数字化信息化之后，可以方便地川用“搜索”功能来进行查找，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。再者，随着高等院校的快速发展，院校间的交流、人才的流动日益频繁，人事档案的转移越来越多。数字化的人事档案即查即用、传输方便，因而人事档案信息化建设有助于不同单位间人事档案资源的快速传递，有助于提高档案资源的利用率，有助于工作效率的提高。最后，电子化档案便于存储、节约空间。电子化档案可做备份，不易丢失、不易损毁。

2人事档案管理信息化建设的几点注意事项

人事档案信息化建设是指用扫描设备和数码设备把纸质档案信息数字化，将其保存在可以被电脑识别的磁盘或光盘等介质上，是一种图像与文字数字化的加工过程。信息化建设对现有档案管理人员提出了新的要求，不仅要保证纸质档案存放的安全性，更要增强数字档案管理的能力，两手都要硬。

2.1档案管理信息化转型的软硬件基础。人事档案管理信息化需要一定的人力和物力，需要学校领导的重视、支持和配合。首先要按计划完成电脑及信息化设备的采购、网络的组建、软硬件的调试等一系列前期工作。另一方面要调配人手或请有相关资质的专业公司扫描人事档案，进行数字化建设。在此过程中，单位一定要保证资金到位，要积极购进先进的信息化设备，积极更新原有的落后设施，积极调配人手。

［1］程路.浅谈人事档案数字化工作应注意的问题[j].人事管理，2019（12）：160.

［2］田晓琼.人事档案数字化建设工作思考[j].职业，2015（19）：54.

［3］王露露.探讨人事档案数字化工作中的问题与对策[j].才智，2012（28）：357.