《浅谈档案信息化重要性及规范化管理》

浅谈档案信息化重要性及规范化管理

【摘要】经济高速发展的时代，互联网、大数据、人工智能高速发展，档案事业在发展的大潮流中也必须顺势起航。对于档案工作来说，积极推进档案的信息化建设，使我们能更方便地提供档案服务、更好地创新档案利用。本文主要对档案信息化建设的重要性进行论述，对在档案信息化建设中存在的问题进行探讨，并提出规范化管理的建议。

【关键词】档案信息化；规范化；重要性

随着经济社会的高速发展，互联网时代、大数据时代、人工智能时代的全面到来，档案的发展也面临着巨大的挑战，档案管理的信息化、智能化管理迫在眉睫，而伴随着档案管理的信息化不断发展，其安全性、规范性及稳定性都是我们面临的主要问题，积极加强档案的信息化建设，并同时重视其规范化管理，双管齐下，才能保证档案事业平稳健康发展，紧跟时代，服务大众。

一、档案信息化建设的重要性

（一）加强档案信息化的建设，有助于完善档案的传承本能。档案，是最直白最直接的印记传承，从古至今档案在各个时期各个领域都始终存在，虽不起眼，但其始终真实记载着历史和社会的发展和变迁。古时候各朝各代的卷宗、各个名家撰写的史书、代表房屋交易的地契、抗战时期一次次作战记录、学堂的毕业书等等不胜枚举，都是档案。而在社会大发展的今天，传统的档案有些时代久远，纸张和笔墨都有所褪色，利用现代化的技术将其扫描电子化储存，可以有效地防止珍贵的档案资料被时间腐蚀，也能避免一次次查阅会对档案造成损害，使档案信息化、电子化有助于本单位本企业档案对社会档案的有效补充和沟通，充实本地区的档案资料，使地方的历史更加充实饱满。

（二）加强档案信息化建设，能够大幅度提升服务效能。传统的档案管理多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询慢、效率低的情况。而且一些年代久远的档案被屡次翻找，也会对档案资源造成一定的破坏，档案的破坏不可逆转，如发生档案损毁或丢失则会更加降低档案的保存和利用能力。开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化、数据化，将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成往常需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案即可，大大的节省了查询时间，提高了效率。

（三）加强档案信息化的建设，能够为大数据的发展添砖加瓦。大数据的发展在近两年成突飞猛进的态势，大数据在社会上的应用也多种多样，其以互联网为载体，将资料归纳统计后呈现于社会的各阶层、各等级的需求者面前，而档案的信息化，能够更好地充实大数据的数据库、更好地加强各领域和环节的沟通和交流，将各自单位及企业涉及社会发展、涉及人事更迭和名人事迹资料加入大数据，为其发展增添一份助力。

二、档案信息化建设过程中面临的问题

虽然现在很多单位和企业都认识到了档案信息化的重要性，但是在推进档案管理信息化工作时，仍然面临着很多的问题。

（一）单位或企业管理者对档案工作的理解程度不深。管理者身在上位要通观全局发展，档案工作的重要程度绝对比不过主营业务的发展，虽然在大时代背景下管理者们都认识到了档案的重要性以及信息化发展的重要性，但对于其中的了解还不深刻，档案管理系统参差不齐，档案工作人员对于信息化建设也缺乏必要的知识和技术，系统的维护管理工作也需要大量的专业知识，这些都不是简单的一句做好档案信息化建设就能解决的，各个单位和企业都缺乏独立的档案机构，大多是挂靠在别的部门机构之下，这就导致其领导的主要负责工作不在档案上，对于档案管理的了解和要求都会大打折扣。

（二）档案信息化建设的条件支撑仍需强化提高。做好档案信息化建设工作的主要条件包括人员的素质、能力以及经费支持等。大部分单位和企业的档案工作人员是多年从事传统档案管理的人员，缺乏专业的信息化知识，而专门的档案专业人员不能支撑信息化的加速发展要求，人员配备的组成不完备，是制约档案信息化发展的一个因素。经费支持问题想必是每个单位都面临的问题，经费不足，大型专业的档案信息化设备则不能够配备齐全，专业的电子智能密集架也是重点的支出。巧妇难为无米之炊，没有专业的设备，档案信息化只能无限期延迟。

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