《浅谈档案利用的思路与重要性》

浅谈档案利用的思路与重要性

随着我国经济建设的发展和社会的进步，人们对档案的认识也在不断深化与提高。特别是档案利用工作的重要正日益显现出来，作为档案工作者就应该转变观念，更有效地为档案的利用服务创造条件。

一、明确档案的服务方向

档案工作的服务性集中表现在利用工作上，要做好利用工作，首先要明确服务方向。随着社会经济的快速发展，档案利用工作的方向也得到了进一步的明确，档案的社会性也逐步体现出来，并摆在了突出的位置。档案利用工作是一项以利用者为服务对象的服务工作，做好利用工作要树立正确的服务思想，要有高度的责任感。由于档案利用意识的增强，我馆档案的利用率也较以前有较大的提高，每年平均查阅档案人数近1000人次4000多卷（件），尤其是现在办理出国及各单位招聘人员时对其学历的真实性越来越看重，一般都需要所招人员提供上学期间的成绩和大学录取底册，所以现在查阅打印毕业成绩及录取底册的人越来越多。去年根据内蒙古自治区相关政策文件，“五七工”被纳入企业基本养老保险参保范围，只要符合“五七工”身份就可以办理企业基本养老保险，领取养老金。按照文件要求，“五七工”必须提供原始证明材料，包括参加工作时的劳动合同书、职工录用审批表、职工花名册、工资发放表等档案，我校有30多名老人曾经做过“五七工”，他们来我馆希望能找到证明他们曾经在学校工作过的身份的材料。由于历史原因，早年留存的档案比较少也比较混乱，我馆人员经过近一周的时间，耐心细致地翻阅了大量的档案，帮他们找出了所需材料，为他们解决了实质性的问题。在去年我校建校60年校庆前，我馆发挥了很大的作用，向校庆组委会提供了建校初期历任领导的批文、学校的老照片以及历年来的专业设置，为各学院制作校友通讯录等提供了历届毕业生名单及毕业生照片。所以，实践证明，利用工作是档案工作的根本目的，我们一定要做好档案的利用工作，满足新时期的需要，真正充分发挥档案的作用。

二、加强档案基础业务工作

档案的基础业务工作是档案利用工作的前提条件，只有把基础业务工作抓实，才能更好地开展档案的利用工作，才能满足社会各方面的需要。档案的基础业务工作包括了解和熟悉档案馆（室）所藏信息的内容和成分、各项档案检索工具和使用方法，而档案的主要利用途径包括提供档案原件。例如让档案利用者在档案馆（室）查阅所需档案原件，根据工作的需要让档案利用者可将档案原件暂时借出馆（室）外使用。前年我们又集中精力对馆藏档案进行了系统整理，有规可循，有目可查，这样极大地提高了档案利用的工作效率。

三、开展多种服务，充分调动档案利用者的积极性

如今是信息工业迅速发展的时代，首先要采取多种形式，广泛宣传扩大档案工作的社会性。宣传档案馆（室）的性质地位、馆藏档案内容、档案发挥的效益等。同时大力丰富馆藏，最大限度地满足社会各方面的需要。其次运用多种收集形式征集各种门类和载体的档案资料。再次改善服务，增强利用工作的主动性。根据利用工作的需要我们努力做到三个转变。其一，在服务思想上由简单的服务转向工作服务；其二，在服务形式上由过去的坐等调卷的被动服务转向面向社会多方位的主动服务，充分发挥档案为当前工作服务的资政、参考作用；其三，在服务工具上由过去单一目录查找转向逐步建立一个形式统一、内容稳定、功能健全的检索体系，特别是开发网络系统以满足不同角度，不同方面利用档案的需要。目前我校也开始mis系统，联网后档案管理工作作为一个子系统也列入其中，各类目录通过计算机录入系统，检索、查阅可以在微机上进行，档案实物根据需要查看。运用mis系统减少了工作人员的查找过程，节约了时间，为利用者提供极大的方便；第四，坚持目标管理调动档案利用者的积极性，从而激发档案工作人员钻研业务优质服务。档案为物质文明建设和精神文明建设服务的方法、形式是多种多样多方面的，关键是要改变观念、锐意进取、悉心研究，不断提高服务意识，使档案工作更好地为现代化建设服务。

目前我馆馆藏的主要是教学、科技、基建、财务、外事文书、出版物、照片、设备等，在一定程度上制约了档案的利用工作，针对这一情况，我们采取了加大档案收集力度，改善馆藏结构和措施，拓宽思路，认真研究档案利用工作的新情况、新问题，努力把档案利用工作推上一个新的水平。

总之，档案利用工作是档案工作中的重中之重，我们在抓档案工作的同时，也会把档案的发展工作与学校和地方的发展建设相结合，探索和掌握档案利用的新方法、新途径，努力去挖掘档案的潜在价值。

通讯作者：李瑞红，lrhlxm0827@sina.com