《做好城建档案收集工作的思考》

做好城建档案收集工作的思考

1当前城建档案收集工作存在的问题在具体实施过程中，经常出现移交的档案资料不全、遗漏、丢失等现象，给城市的大规模建设、统一规划、实施现代化管理和维护城市安全带来隐患。

1.1城建档案收集工作发展滞后。个别区县建设局档案管理仍然停留在“一个文件柜”、“一张桌子”、“一个人”手工管理的状态下，与快速发展城乡建设极不协调，难以保证城建档案实现科学管理。

1.2城建档案执法力量薄弱。按照城建档案管理办法，档案的收缴、催缴是与建筑业管理部门的联合执法，但在实际工作中，不同程度受到人员、机制和资金的制约。如城市规划、城市建设管理类档案，由于跨越不同行业、受行业法规的制约，接收工作开展缓慢，对城市安全紧密相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目档案都不能及时接收进馆。

1.3城建档案收集方式不合理。按照档案业务职责的划分，市委市政府确定的城建重点工程，应当由市一级城建档案馆负责收集管理，但其工程档案（包括管线工程档案）受地域、环境、工程量、工程期限等客观因素的制约，无法完整及时归档。区县级城建档案管理部门又无权实施监管，给档案收集造成困难。

1.4城建档案接收范围划分过于粗放。在档案接收时，没有严格执行对工程建设项目重要性区分划级。很多利用价值不大的小项目、次要项目重复接收进馆，不仅大大增加工作量，并带来档案堆放场地库房不够、档案的整理、归档等诸多问题，给后期的整理利用带来不便，更使得一部分重要的城建档案资料混于普通档案中，不能充分发挥使用价值。

2形成上述情况的主要原因

2.1建设单位对收集的重要性认识不够。建设单位存在重建设、轻档案的思想，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，未建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。

2.2城建档案管理部门业务指导不及时。造成档案收集范围随意和档案收集质量的下降。

3.3有所侧重，提高收集质量。一是从源头抓起，加强档案业务指导和服务。采取多种形式，培训建设单位档案管理人员，提高业务水平。二是进一步做好重点工程建设前、建设中和建设后的跟踪管理、指导和服务工作，制定工程技术档案编制办法，依法及时地把城建档案接收进馆。三是加快城建档案信息化建设，对城建档案信息尽快进行数字化处理，建立全文档案信息数据库，为社会公众服务。

3.4加强沟通协调，建立多部门监管机制。加强与有关职能部门的沟通，加强与各部门之间的信息交流，特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。在工程实施的各个环节中，注意做好针对性的工作。初期要求建设单位签订档案管理责任书，明确档案管理责任和义务；中后期落实好新报建项目的档案确认制度、办理房产证时的档案认可文件备查制度等，实行建设工程档案合格证制度，确保建设工程档案完整、系统地移交进馆。

（作者单位：周口市城乡规划建设档案馆来稿日期：2012-06-18）