《文书档案信息化管理策略探析》

文书档案信息化管理策略探析

摘要。文档一体化，是将文书处理与档案管理这两项既联系又区别、既独立又相互关联的工作纳入统一信息化管理应用系统中，实现文书处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高文档工作效率。本文在分析了文档一体化管理理论基础、主要特点及现实意义基础上，就如何促进文档一体化提出相应对策建议，对丰富文档一体化理论、促进文档一体化理论实践具有积极的现实意义。

关键词：文书档案；文档一体化；信息化管理

1概述

随着计算机信息技术的推广和应用，以及办公自动化（oa）系统的广泛应用，文书档案立卷模式发生了深刻变化，文书档案工作一体化日益受到青睐。文档一体化，就是将文书处理与档案管理这两项既联系又区别、既独立又相互关联的工作纳入统一信息化管理应用系统中，实现文书处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高文档工作效率。在实践中，文书处理需要交拟、撰稿、核稿、签发、缮校、用印等多道环节，文书处理应遵循其形成过程，把好每一个环节，把好质量关，并将办结的文书及时输入计算机，实现规范、统一管理，为文书立卷归档奠定扎实基础。文档一体化管理模式下，档案正是从文书转化而来，将应归档文书通过计算机信息技术进行筛选、立卷、整理、编目、检索，实现了真正意义上的文档一体化管理。

1文档一体化理论基础

文档一体化伴随着计算机信息技术的诞生发展，以及档案理论研究的深入而逐渐兴起，有着科学的理论基础。

1.1文件生命周期论。1940年，美国档案学家布鲁斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英国档案学者在布鲁斯的基础上，将“文件生命周期”划分为“现行文件—暂时保存—永久保存”“三阶段”；1983年，前美国档案局长罗兹将“文件生命周期”划分为“文件形成—利用和保护—鉴定选择—档案管理”四阶段。文档一体化成为“四阶段”理论的生动实践探索。

1.2前端控制论。所谓前端控制，是指计算机技术应用于形成的电子文件中，从电子文件形成之始或之前便进行有效管理，直至文件进入归档环节，全过程进行规划管理。前端控制理论是在电子文件产生后给档案管理工作流程及内容变化提出的新论断，体现了在文件处理与档案管理全面、系统、优化思想。

1.3后保管论。1981年，美国档案学家汉姆首次提出“后保管”理论。信息革命的到来，决定档案工作的社会记录、利用、存储信息方式发生了深刻变化，促进了档案管理步入了“后保管时代”。1996年，加拿大档案学者库克系统阐述了“后保管模式”，提出档案管理从关注实体文件逐步向文件、文件形成及过程的目的、意义、联系、关系、智能的关注，透视出新时期文件处理与档案管理的有机联系。

2文档一体化的主要特点

与传统文档分离管理相比，文档一体化档案管理具有显著特点：

2.1整体性。文档一体化将文书处理与档案管理两个相对独立的管理过程成为一个有机整体，借助计算机及相关办公软件实现一体化管理。文档一体化加强了文书部门与档案部门之间的常态化联系，集合了文件收集、整理、归档等业务流程，提高了案卷质量。

2.2效率性。文档一体化离不开计算机技术的应用，办公自动化系统实现文件撰稿、核稿、签发、缮校，以及档案立卷、归档、编目、检索的全方位自动化，打破了传统手工操作模式，无论是文书形成还是档案管理的效率都显著提升。

2.3经济性。文档一体化管理模式下，文件起草、录入、存储，以及档案收集、归档均可借助计算机操作系统进行操作管理，实现一次输入无限次输出，避免重复手工操作，节约大量人力、物力、财力，经济效益显著。

2.4规范性。文档一体化是借助计算机系统中预先设定好的操作单元，依据统一格式、统一要求、统一标准、统一流程，进行文书起草和档案管理，实现文件处理和档案立卷管理的规范化、标准化。

3文档一体化的现实意义

［5］徐丽敏.大数据时代下文档一体化管理的构建与实施方案［j］.科技资讯，2018（2）：18—19.

［6］任沁.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略［j］.兰台世界，2017（8）：63—67.

［7］陈畅.创新思路积极突破———电子政务环境下罗湖区文档一体化工作探索［j］.广东档案，2016（3）：33—34.