《医院档案管理分析》

医院档案管理分析

摘要。办公自动化的档案管理可以帮助所需者快速找到需要的资料，提升档案管理质量。管理人员可以利用信息化和自动化特征，开展后续的管理，为决策人员在进行决策的时候，提供有力的参考依据。非专业性的档案管理人员从事这一项工作，他们自动化意识淡薄，缺乏基本的操作技能，无法熟练应用相关的档案管理系统，这就使得办公自动化环境下的档案管理难以有序开展，提升医院档案管理人员的专业素质是实现办公自动化、信息化的关键。本文主要分析办公自动化环境下医院档案管理。

关键词：办公自动化；医院；档案管理；有效措施

我们处于一个信息技术高速发展的时代，随着科技的进步，很多行业走上了办公自动化的道路，办公自动化能够实现高效的信息整合，促进资源共享和信息交流。医院档案管理工作在医院的日常工作中一直都处于十分重要的地位，传统的管理模式只是依靠人工进行管理，很容易出现问题，这使得档案管理效率极低，难以满足当前的发展趋势，引入信息技术，开展自动化的档案管理，不仅可以确保档案管理的安全性，还可以提升管理的质量。

一、医院档案管理实现办公自动化的必要性

随着科技的发展，办公自动化成为了一种必然趋势，很多医院为了紧跟时代发展的潮流，在自身的管理方面做出了调整，对于管理理念和管理方式、管理目标等进行了重新的定位。医院的档案管理工作处于这一背景下，也应该做出改变，积极迎合时代发展的趋势，做出创新，引入信息技术管理体系，实现高效的档案管理目标。现阶段，很多医院都处于转型的关键时期，管理理念以及管理方式的革新，能够给医院带来新的生命力，办公自动化的引入，可以有效提升工作效率，信息化、自动化进程的推进，可以应用现代化的信息管理技术以及计算机管理技术，实现信息之间的交互，促进资源的合理共享。办公自动化的档案管理相较于传统概念中的档案管理来讲具有很强的高效性，在一定程度上可以减轻档案管理人员的工作负担，办公自动化的档案管理可以帮助所需者快速找到需要的资料，提升档案管理质量。管理人员可以利用信息化和自动化特征，开展后续的管理，为决策人员在进行决策的时候，提供有力的参考依据。很多医院都在进行信息化的改革，信息化水平以及办公自动化程度的高低严重制约着医院的发展，自动化和信息化的加强是提升医院综合竞争能力的关键，办公自动化的档案管理不仅可以提升档案管理工作的效率，还可以避免传统档案管理工作中出现的失误，因此，推动医院档案管理的办公自动化进程，对医院今后的发展有着十分积极的影响。

二、办公自动化环境下医院档案管理的特点分析

1.工作时效提高。办公自动化环境下，由于进入到新时期，医院档案管理工作在具体开展过程中，其整体功能、作用等都有了明显的变化，医院档案管理工作在具体开展过程中，由于涉及到的因素条件相对比较多，比如人事档案、会计、病例资料等这些都是医院内部非常重要的档案内容。这些档案内容不仅涉及到医疗、教学、财务等各个环节，而且对医院的整个运行将会直接产生影响，所以必须要重视起来。办公自动化系统在构建和具体应用过程中，对医院内部各部门相互之间的职能作用、人员以及业务流程等都带来了一定的影响。通常传统的人工操作方式在提出以及具体应用过程中，其整体限制影响相对比较大。但是在办公自动化的影响下，这种人工操作的限制被打破，档案管理工作可以以一种更加合理、科学的方式进行，无论是在信息资源的检索、分析和研究方面都会更加便捷。

2.对管理人员的挑战。办公自动化在医院内部档案管理工作具体开展过程中的应用，通常情况下是将计算机、网络作为运作的基础。在与当前医院档案管理工作开展现状进行结合分析时，发现当前现有的现代化办公设备数量相对比较多，同时现有的档案储存格式也逐渐朝着更加多样化的趋势发展。这种发展形势，不仅可以对工作人员的各项业务、技术的具体操作以及专业技能水平等，都提出了全新的要求，其根本目的是为了保证医院档案管理工作可以有序开展，满足医院日常管理等各个环节的个性化要求。各环节工作的创新、优化，必须要有对应的新型技术来给予支持，传统的工作经验已经无法满足实际要求，所以必须要对新型技术手段进行掌握和利用，才能够保证档案管理工作的有效落实。虽然在无形当中对档案管理人员提出的要求有所提升，但是也是人员自身综合素质、专业技能水平可以得到有效提升的重要措施，有利于实现档案管理的专业化。

3.档案管理应当建立标准。自动化主要是将标准化目标作为基础。档案管理工作在具体开展过程中，标准化是实现自动化的必要前提条件。办公自动化在具体应用过程中，本身就是一项非常庞大的工程项目，所以在实践中必须要有对应的科学依据作为支持，同时，还要保证档案工作业务标准在制定和具体应用过程中的有效性。这样不仅可以满足当前办公自动化在发展过程中的基本要求，而且还可以提高医院档案管理水平。

4.医院档案储存方式的多样化。办公自动化环境影响下，医院档案管理工作在具体开展过程中，其自身的整体方式有了非常明显的变化趋势，其已经逐渐从单一的方式，朝着纸质发展趋势转变。同时，在整个发展过程中也在逐渐朝着文本、图像等领域发展，这样不仅可以从根本上促使其储存档案的空间可以得到有效控制，而且还可以在实践中不断扩大档案在储存管理过程中的基本范围、内容。通过这种方式在其中科学合理的利用，有利于保证档案信息的完整性，同时还可以在实践中延长档案寿命，提高档案的整体利用率。除此之外，现有的载体储存方式在实际应用过程中，不仅可以实现快速、有效的读取、传递，而且不会轻易损坏，具有非常强的稳定性特征。

5.实现范围内信息共享。办公自动化在医院档案管理中的提出以及落实，在多个部门中都可以实现高效、合理的利用，有利于保证档案管理工作的有序开展，同时还可以保证档案利用率的提升。在与当前医院档案管理工作开展现状进行结合分析时，发现各科室是医院综合档案管理中的传统场所，档案是否可以实现完整、高效的利用，与其具有密切的联系。而计算机技术的提出以及在办公自动化环境下的引进和利用，可以将计算机技术的作用和价值充分发挥出来。通过该技术在其中的应用，不仅可以实现档案管理的标准化、规范化，而且还可以保证档案可以实现有效的分类管理，保证储存的效果。在保证档案管理整体利用率有所提升的基础上，可以保证各类档案信息在查找时的便捷性、高效性。这样不仅可以打破空间、时间、地域等因素的限制影响，而且还可以在规定的范围内实现信息的共享和高效利用。其他各部门在日常工作过程中，对应的工作动态、档案管理信息现状等，都可以直接以网络的形式实时有效的传播。除此之外，办公自动化系统在构建和具体应用过程中，可以对文件归档起到良好的规范化管理，同时还可以保证现有的管理流程、审批权限等各环节得到有效控制，为医院档案信息的真实性、保密性提供保证。由此可以看出，对于新时期背景下的医院档案管理工作而言，办公自动化的利用，不仅可以实现档案管理与时俱进的改革和创新发展，而且还可以提高管理效率和质量。

三、医院档案管理存在的问题分析

[2]于丽.办公自动化环境下医院档案管理工作的相关要点探讨[j].世界最新医学信息文摘，2017

[3]刘念奇.办公自动化环境下医院档案管理分析[j].决策与信息（中旬刊），2016

[4]刘茂祥.办公自动化环境下医院档案管理分析[j].办公室业务，2017