《水利工程档案工作台账》

水利工程档案工作台账

启东市新港闸拆建工程

档案工作台账

启东市水利重点工程建设处

启东市水务局

科技档案分类方案

二〇一九年九月

新港闸拆建工程

档案工作领导小组的主要职责

1、负责组织本工程所有档案人员的学习、宣传、贯彻档案工作的有关规定。

2、协调、指导、监督、检查整个工程档案管理工作，研究解决档案工作中的重大问题。

3、督促建设、监理、施工单位档案的收集、整理、归档工作。

4、负责组织档案人员的业务培训，表彰先进，鞭策后进。

二〇一九年七月四日

新港闸拆建工程

档案工作领导小组档案员岗位职责

1、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和省市有关工程档案资料管理的规定，认真执行《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》。

2、热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提升自身政治、文化、业务素质。

3、负责对本工程涉及的建设、施工、监理单位的档案工作进行业务指导和监督检查。

4、负责收集本工程全部应归档材料，并对其进行整理、保管、保护、鉴定、统计和提供利用，积极开发档案信息资源，提高档案利用率。

5、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。

二〇一九年七月四日

新港闸拆建工程

档案管理制度

二〇一九年七月新港闸拆建工程

档案管理制度

新港闸拆建工程是江苏省水利建设的重点工程之一，为加强对工程档案资料的管理、收集、利用工作，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，更好地为工程建设、管理、运行和维护服务，达到“建一流水利工程，创一流工程档案”的目标，根据省市的有关档案管理工作的要求，结合本工程实际，特制定本制度。

一、工程参建各方的职责与任务

工程档案是水利工程建设全过程的真实记录和建设成果的反映，是进行水利建设和工程管理不可缺少的依据和条件，是提高对水利工程的科学管理水平的重要环节，是一笔非常宝贵的财富，因此，工程各参建单位必须指派专人，按照“集中统一管理”的原则，做好工程档案的收集、管理和利用工作。

1、项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

2、勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，根据各自的职责范围和工作内容，按照《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求，做好本工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作。凡是反映与本工程有关的重要职能活动、具有参考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，按照档案管理的要求，由文件形成单位分别进行整理，按合同协议规定的要求，由文件形成单位分别进行整理，按照合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设管理单位负责收集、积累；

勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设管理单位提交有关设计基础资料和设计文件；

项目施工阶段形成的文件由施工单位负责收集、积累、整理，并按规定向建设管理单位提交；

项目监理文件由监理单位收集、积累。（具体内容详见《工程档案归档范围明细表》）。

3、水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；

监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

4、工程各参建方应按要求及时完成验收资料的制备并提交，项目法人应对提交的验收资料进行完整性、规范性检查。

二、工程档案资料的收集范围

工程档案是水利工程建设、管理、运行、维护的重要组成部分，凡是记述和反映本工程的立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件都应收集整理归档。

工程档案归档范围明细表

序号

收集整理单位

需要归档的文件内容

套数

备注

1

建设单位

工程项目的可行性研究报告及批复、工程地质、水文勘察报告、建筑物及重要设备的安全鉴定；

工程初步设计与概算及其批复、施工图设计与预算及其批复，工程项目投资计划管理文件、工程实施前的地形地貌资料、招投标文件的审查、协议，招标书、招标文件、招标补遗及答疑文件，返岗标书、资质材料、履约保函、授权委托书和投标澄清文件、修正文件；

开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告等评标本案资料；

中标通知书、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等。

2

勘测设计单位

工程项目的勘测报告，初步设计、施工图设计、设计变更等有关的文件资料和图纸。

文件资料3套

3

施工单位

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；

建筑材料实验报告；

原材料设备采购合同、出厂质量合格证明；

设备图纸、使用说明书、零部件目录；

设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；

施工放样记录；

施工日志、大事记；

隐蔽工程验收记录；

工程记录及测试、沉降、位移等监测记录、事故处理报告；

设备安装调试、整定记录；

性能测试、校核；

施工安装记录、操作联动试验；

电气装置交接记录；

工程质量检查、评定；

施工总结、技术总结；

交工验收记录证明；

竣工报告、竣工验收报告；

竣工图

文件资料3套，竣工图纸4套

4

监理单位

监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则；

施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度及付款报审；

开（停复、返）工令、许可证、中间验收证明书；

设计变更、材料零部件、设备代用审批；

协调会纪要、监理工程师指令、指示、来往函件；

工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；

监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；

各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；

工程质量事故、施工安全事故报告；

工程进度计划、实施、分析统计文件；

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件；

单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估；

主要材料及工程投资计划完成报表；

监理工作声像文件等。

3套

三、有关要求

1、归档文件必须完整、正确、系统。必须是工程项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收全过程的真实反映；

必须是工程建设过程和竣工时实际情况的真实记录，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；

文件字迹材料及载体质量必须符合档案管理要求。

2、工程验收的图纸、资料和成果性文件应按竣工验收资料要求制备。除图纸外，验收资料的规格宜为国际标准a4。文件正本应加盖单位印章且不得采用复印件。

3、工程档案达不到规定要求的，或不能及时提交的，项目法人不得返还其工程质量保证金，所做工程不得评为合格以上。

新港闸拆建工程

档案接收制度

一、各参建单位在建设过程中形成的各类工程档案应在工程完工验收后三个月内，向启东市水利重点工程建设处移交三套完整的工程建设档案（其中一套必须为原件，二套为复印件），并办理好移交接收登记手续。

二、移交的工程建设档案资料收集不齐全、不完整的，监理单位应会同施工单位在15日内将缺失的资料补充完整，再报送启东市水利重点工程建设处。

三、工程各参建单位移交的档案资料应当符合《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》（苏水办[2003]1号文件）要求、规范整理。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案保管制度

一、工程档案的保管必须以维护党和国家的机密，确保档案材料的齐全、完整、安全，延长档案的寿命为原则。

二、工程档案装具采用符合有关要求的档案柜架存放。档案要及时上架，排放整齐有序，便于管理和提供利用。

三、工程档案保管要符合防火、防光、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防高温的“八防”要求，确保档案安全。

四、档案管理人员在工程中应当遵守有关法律、法规、保密制度，不得擅自提供工程档案。不得损坏、涂改、伪造档案，严禁将档案资料私自借出。

五、定期对库藏档案进行清理、核对，做到账物相符，对破损和变质的档案及时进行修补、复制或者其它技术处理。

六、档案库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案利用制度

档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

一、提供利用要坚持用原件或复印件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。

二、档案人员要熟悉工程档案的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

三、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。

四、本单位人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：

1、查阅一般的档案，需经分管领导同意；

2、查阅有关工程控制数据等需要保密的档案，必须经过主要领导批准，经同意后方可查阅。

五、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经分管领导同意后方可查阅。

六、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必须经过主要领导同意。档案借阅时间不得超过5天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。

七、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；

不得擅自公布档案内容；

不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；

不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。

八、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案安全保密制度

1、档案工作人员必须严格遵守国家《保密法》有关规定，遵纪守法，维护党和国家的机密。

2、档案人员要严格按照档案文件的密级划分范围，采取保密措施，对不同密集范围的档案采取相应的保管措施和借阅措施。

3、利用者借阅档案完毕后，一律由启东市水利重点工程建设处档案工作人员放回库房，不得在办公室存放。各种文件材料不得任意堆放或悬挂，用后应锁在办公桌内。

4、档案人员对了解的档案内容不得随意向外泄露，禁止携带档案材料外出。

5、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。

6、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。

7、做好库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防鼠、及盗等工作，做好档案的保管、保护和用档过程的监护工作。

8、工作人员下班时要锁好办公桌、文件柜、关好门窗、锁好门。

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程

档案统计制度

1、对接收进的实际有效档案卷数进行登记造册、统计，掌握各种类别档案的数量。

2、每年以文字和表格的形式做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。

3、按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。

4、建立健全档案统计的登记台账，统计应及时，数据要准确、可靠，账物相符。

5、加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索档案工作规律提供依据。

启东市水利重点工程建设处

启东市新港闸拆建工程

竣工档案整编细则

为规范竣工档案的整编，实现档案管理标准化、规范化和现代化，特制定本细则。

一、竣工档案的收集

（一）竣工档案收集范围为反映与工程有关的重要职能活动，具有查考和保存价值的各种载体文件，应收集齐全，归入建设项目档案。

（二）竣工档案的收集、整理的责任划分

1、启东市水利重点工程建设处负责新港闸拆建工程前期文件资料整编。包括招投标文件、评标资料、合同、协议、计划、结算及有关部门、单位的来往函件、文件的收集、整理与归档；

包括设计单位形成的项目初步设计及批复、施工图及批复；

地质、水文、勘测报告；

料场、工程地形图及各种技术文件的收集与归档。并负责指导施工、监理单位竣工资料的整编。

2、施工单位应对竣工图、开工报告、技术要求、技术交底、来往函件、施工组织设计、施工方案、施工工艺、安全措施、原材料、构件出厂证明、试验报告、设计变更、隐蔽工程验收记录、施工安装（焊接、检测、探伤）记录、中间验收、质量评定记录、仪器（表）调试记录、事故处理报告、施工日志、声像资料，在施工中产生的全部原始资料以及项目竣工报告等资料进行收集、整编、立卷归档。

3、监理单位负责协调和督促工程各参建单位完成各自职责范围或合同规定的竣工资料和项目文件、资料的收集、整理与归档；

负责对所监理工程的竣工资料进行审查，对竣工资料的完整性、真实性、系统性负责；

同时负责对自身的监理文件、日记、通知、报告及施工质量分析、开（停、复）工令、备忘录、合同支付证书、设计图纸等的整编、立卷归档。

4、各参建单位应提交与工程项目有关的声像资料（照片、录像带、光盘）并进行编辑。数码照片不需要打印，但必须提供该照片的光盘并编辑和注以文字说明。

5、文件、档案资料形成单位是文件、档案资料收集、积累、整理的当然责任者；

几个单位形成的文件、档案资料，最后的完成者为最终责任者。

（三）竣工档案的质量要求

1、文字材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。

2、材质优良，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。若行业规定与此不符的（如测量原始记录用铅笔记录），可作特殊情况处理对待，但必须在备考表和编制说明中说明。

3、原始材料一律要求是原件。字迹不清、破损或热敏纸传真件的原件，应复制后与原件一起归档。

4、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。

5、录音、录像文件应保证载体的有效性；

长期存储的电子文件应使用不可擦型光盘。

（四）竣工档案原则上要求一式三份存档，竣工图要求一式四份。国家另有规定的存档文件材料，按国家有关规定执行。

二、竣工档案的分类方案

新港闸拆建工程竣工档案的档号由分类号和案卷流水号两段构成，其档号为：j2.1.9-***，其中“-”前为分类号，“***”为案卷流水号，j代表建筑类，j2代表涵闸类，j2.1代表工程档案，j2.1.9代表新港闸拆建工程，j2.1.9-001代表新港闸拆建工程工程档案的第一卷。详见启东市水务局科技档案分类目录表。

三、项目文件的组卷要求

（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；

科学分类，组卷合理；

符合档案管理要求。

（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；

设备文件按专业、台件等组卷；

管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；

设计变更文件，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。

（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。

四、卷内文件的排列

（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；

另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。

（四）不同类型文件材料的排列方法。

1、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。

2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。

3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；

批复在前，请示在后；

正文在前，附件在后；

译文在前，原文在后；

印件在前，定（草）稿在后。如果卷内有多份文件而且反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；

同一类型的文件按时间先后顺序排列；

综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。

4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。

5、竣工图按专业、图号排列。

五、案卷编目

案卷编目的内容包括。编写案卷页号、卷内目录、备考表、案卷封面、案卷卷脊的编制。

1、编页号。使用铅笔编页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。

2、卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。

六、案卷装订要求

（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。

（二）案卷内不应有金属物。

（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档案章。

（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。

1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷和外表规格为300mm×200mm，厚度分别为20毫米、30毫米、40毫米、50毫米、60毫米，用牛皮纸板双裱压制。软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购买。

2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297mm×210mm。

3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。

（六）声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

（七）归档要求。

1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。

2、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件一并归档。

3、归档文件必须完整、成套、系统。

（1）必须反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程；

（2）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；

（3）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。

（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。

（九）外文资料应将题名、卷内章节录译成中文，与原文一起归档。

七、审查准备

（一）拟写编制说明。分部分项竣工资料收集、整理立卷以后，必须写出编制说明，内容包括文件材料的形成、积累、整理情况、整理数量、分类组卷原则、方法及整编中需说明的问题。

（二）填写《xxx工程竣工档案移交目录》（规格见附件）

1、工程施工承包单位在项目实施完成后三个月内将竣工档案交监理单位审核，对归档文件的完整性、准确性、系统性签署评价意见，合格后移交启东市水利重点工程建设处档案室。移交目录一式三份，并提交案卷目录、文件目录的电子版本一份。

2、移交竣工档案时，案卷封面内容应注明档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限。

（三）竣工档案的技术审查

1、监理单位负责监督承包单位在建设过程中档案资料收集、积累的完整、准确情况；

对分管项目的竣工档案进行审核把关；

发现资料不准确、不完整或案卷质量不符合整编要求，要及时返回施工单位，并限期整改；

敦促施工单位对已完工程竣工资料的及时整编归档；

同时监理资料在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

2、监理单位移交的竣工档案，先由启东市水利重点工程建设处技术人员审核，再由档案人员审查。

3、各单位移交的竣工档案应一式三份。其中，竣工图要求四份且均为原件，其它必须有一份为原件。

4、各施工单位竣工档案经自检和经监理审查合格后，移交水利重点工程建设处档案室整编归档。档案室人员在档案整编过程中或在今后档案验收中，如发现有不合格案卷，立卷方须负责整改，其费用自理。

八、附则

如果本细则与国家标准和行业标准相冲突，则以国家标准和行业标准为准。

启东市水利重点工程建设处

启东市新港闸拆建工程

档案归档范围与保管期限明细表

序号

归档文件

保管期限

1

可行性研究、任务书

永久

1.1

项目建设书及批复

永久

1.2

可行性研究报告

永久

1.3

项目评估（包括借贷承诺评估）

永久

1.4

环境预测、调查报告、环境影响报告书和和批复

永久

1.5

设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复

永久

1.6

项目地址选择

永久

2

设计基础资料

2.1

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明

永久

2.2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

2.3

水文、气象、地震等其它设计基础资料

永久

3

设计文件

永久

3.1

总体规划设计

永久

3.2

方案设计

永久

3.3

初步设计

长期

3.4

招标设计

长期

3.5

施工图设计

长期

3.6

技术秘密材料、专利文件

3.7

设计计算书

长期

3.8

关键技术试验

永久

3.9

设计评价、鉴定及审批

永久

4

项目管理文件

4.1

征地、移民、文件

永久

4.1.1

征用土地申请批准文件，红线图、坐标图、行政区域图

永久

4.1.2

征地移民拆迁、安置、补偿协议书

永久

4.1.3

建设前原始地形、地貌、原状图、照片

永久

4.1.4

施工执照

永久

4.2

计划、投资、统计、管理文件

4.2.1

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划

长期

4.2.2

概算、预算管理、差价管理文件

长期

4.2.3

合同变更、索赔管理文件

长期

4.2.4

规程、规范、标准，规划、方案、规定

长期

4.2.5

招标文件审查、技术设计审查、技术协议

长期

4.2.6

投资、进度、质量、安全、合同控制文件

长期

4.3

招标投标、承发包合同协议

永久

4.3.1

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件

长期

4.3.2

投标书、资质材料、履约保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件

永久

4.3.3

开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告

长期

4.3.4

中标通知书

长期

4.3.5

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

4.4

专项申请、批复文件

4.4.1

环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件

永久

4.4.2

水、暖、电、煤气等供应协议书

长期

4.4.3

原料、材料、燃料供应来源文件

长期

5

施工文件

5.1

建筑施工文件

长期

5.1.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.1.2

案卷或文件题名

利用目的

利用效果