《做好会前准备，这五步是关键》

做好会前准备，这五步是关键

凡事预则立，不预则废。做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前准备要走好“方案制定、会议通知、名单收集、会场布置、会场查验”关键五步。 

01

方案制定 

根据会议特点和要求，第一时间摸清情况是制定会议方案的前提： 

一是确定会议主题，搞清楚会议是了解情况、解决问题还是安排部署，掌握会议背景、主要内容、以往惯例等。 

二是确定会议类型，搞清楚会议是全体大会、座谈会还是报告会，掌握会议时长、参会领导、具体范围等。 

三是确定会议形式，搞清楚会议是现场工作会、电视电话会还是网络视频会，是上下座（设主席台）、圆桌座还是面对面座，掌握会议场地布局。 

在摸清基本情况的基础上起草会议方案，其要素包括会议时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项等（见例1）。 

02

会议通知 

会议方案确定后，要根据会议方案起草会议通知。会议通知要做到简明扼要、重点突出、要求明确（见例2）。 

下发会议通知，需要注意以下几点： 

一是根据会议方案明确的参会范围，精准梳理具体的参会单位，准确发送会议通知，以便收集参会人员名单。 

二是印制参会入场券（见例3），写明会议时间、地点，与会议通知一并发送，参会人员凭入场券进入会场。 

三是做好会议方案中相关任务责任单位的通知工作。 

03

名单收集 

二是查验会标、指示牌、座次图、桌签、座椅，逐一核对是否准确无误。 

三是查验候会室、卫生间、音控室，逐一熟悉路线。 

会前准备还需要关注会议材料、会议报道、会场管理、会后总结等具体事项。如，会议材料，要核对主持词，确保与会议议程保持一致；核对材料标题，确保与会议内容保持一致；核对印发数量、摆放范围，确保与会议要求保持一致。会议报道，需安排摄影摄像记者提前一小时到会场，熟悉会场、调试设备。会场管理，负责会场安全、会场签到、会议服务的工作人员需提前半小时就位。同时，会前要安排好会后工作复盘、资料整理、档案收集等事项。